Logiciels e-achats : un levier pour l'amélioration des collaborations
Publié par MATHIEU NEU le | Mis à jour le
Qui dit outils e-achats dit optimisation des processus, gain de temps, simplification... Mais c'est aussi un moyen de faire collaborer des équipes parfois coupées les unes des autres. Zoom sur deux témoignages qui reflètent les mutations qu'apportent ces solutions et leur impact sur les organisations.
Bruno Senico est directeur des achats du groupe Acticall, spécialisé dans la relation client. Il a assisté en quelques années à l'envolée de l'activité de son entreprise et, parallèlement, à la transformation induite par l'instauration de la solution e-achats b-pack, devenue à l'automne 2015 Determine à l'occasion d'une fusion. " Dans un passé encore récent, il n'y avait pas de services Achats au sein d'Acticall, et encore moins de solution e-achats déployée. Nous avons eu un fort développement avec une multiplication des structures depuis 2010 où on dénombrait 5 centres en France. Il y a désormais 7 entités. La professionnalisation, l'optimisation, la simplification des circuits, qui constituent des notions prédominantes pour les achats, étaient alors au coeur de nos attentes. Nous avons rapidement constaté les améliorations et les facilités qu'apporte ce type d'outils sur le contrôle de gestion, la gestion budgétaire, la gestion des approbations, de réceptions et de validation de factures ", décrit-il.
Mais le changement le plus notable réside peut-être dans le fait de conférer aux achats une visibilité importante vis-à-vis de l'ensemble du groupe, en intégrant un outil pleinement collaboratif qui rapproche les acteurs internes. " Chacun apporte aujourd'hui sa pierre à l'édifice. 4 types de profils sont impliqués dans nos projets d'achats. Le demandeur, qui est le client en interne, le responsable Métiers, qu'il soit responsable Mobilier ou Informatique, le responsable Achats qui hérite de la demande avant de passer le flambeau au niveau du directeur du centre concerné qui gère sa structure comme une Business Unit. L'outil logiciel devient véritablement une solution de gestion de projets. Le service Achats au sein du groupe Acticall est de ce fait beaucoup plus visible, utile pour de nombreux collaborateurs qui recherchent des informations sur des achats passés ou spécifiques ", explique Bruno Senico.
Il ajoute par ailleurs que " cette mutation a permis de ne pas parler d'économies alors qu'au final, nous en avons réalisées. " Par le passé, les collaborateurs du service Achats avaient à faire un certain nombre de démarches pour être intégrés au sein des projets des autres services. Aujourd'hui, les différents acteurs du groupe consultent d'eux-mêmes le service Achats qui représente en quelque sorte un bénéfice devenu évident pour tout le monde. " C'est ce qui explique que même le marketing fait désormais partie du périmètre des achats. L'outil permet également de responsabiliser les clients internes dans leur démarche d'achats ", précise Bruno Senico.
A noter qu'au sein d'Acticall, la solution de Determine est aujourd'hui utilisée aussi bien dans des projets au Maroc qu'en Côte d'Ivoire, où la TVA et les règles en place ne sont pas du tout les mêmes, ce qui montre son agilité et son aspect personnalisable qui expliquent le fait que l'outil soit déployé facilement, quel que soit le contexte.