TPE, grands comptes: les secrets d'une collaboration réussie
Publié par Sonia Puiatti le - mis à jour à
Référencement, contractualisation, suivi de la relation fournisseur... Quand elle concerne une TPE ou une PME, chaque étape du process achats est à adapter. Voici les conseils et bonnes pratiques retenus à l'occasion d'une matinale organisée par le Club des acheteurs.
Les TPE/PME représentent l'essentiel du tissu économique français et sont les premiers employeurs en nombre. Pourtant, près de 80% des entreprises du numérique ont du mal à entrer en contact avec les grands groupes, publics ou privés. Moins de la moitié sont référencées auprès des grands donneurs d'ordres. Pour y avoir accès, Pascal Auclert, directeur pôle Achats IT chez ?Epsa, propose aux acheteurs, une fois le besoin clairement identifié, de mettre en place un référencement adapté tout en conservant un vivier de fournisseurs non référencés pour répondre à l'exceptionnel et ne pas se couper de l'innovation. Trois possibilités :
- la liste de type "ABC" classant les grands généralistes, les généralistes et les sociétés de niche (plus modestes mais à l'expertise pointue) ;
- les centres de prestation pour identifier les besoins importants, globaux ou récurrents et établir des panels fonctionnels ou techniques (pour faire un référencement dans le référencement et choisir un prestataire pour une mission spécifique) ;
- le ranking dynamique avec une liste 1 pour ses besoins, et une liste 2 dans laquelle un prestataire défaillant descendra automatiquement. "Le ranking permet de donner sa chance à un autre fournisseur en partant du principe qu'on peut se tromper. Le référencement ne doit pas rester fermé. Il doit être vivant et dynamique", avertit Pascal Auclert.
Une autre solution pour avoir accès aux TPE/PME est le portage d'entreprises, ou portage commercial, qui encapsule la TPE. Il s'agit dans la plupart des cas de pure players hyperspécialisés. Ce type de pratique permet aux grands comptes d'avoir accès à un grand nombre d'expertises à travers un canal unique, limitant en même temps les risques liés à la dépendance économique.
Une contractualisation allégée
On ne collabore pas avec une TPE comme avec une grande entreprise. Dans les faits, des obstacles comme la data privacy empêchent souvent de travailler avec une PME alors même que les directions sont volontaires. Mais une entreprise peut (et doit) faire exception sur certaines exigences attendues et mettre en place un fonctionnement à deux vitesses. "Ça doit être une décision d'entreprise, un process. Chez CNP Assurances, ce n'est pas dans les moeurs de travailler avec les PME. Mais la solution est simple. Est-ce qu'on en a envie ? Si oui, on s'en donne les moyens. Ça doit être porté par le top management", défend Rémy Peltier, responsable achats responsables de CNP Assurances.
Concrètement, cela revient à rédiger des petits contrats, des procédures allégées, sans toutefois enlever toutes les barrières. C'est là que les acheteurs ont un rôle à jouer, en définissant le cadre avec les opérationnels, sur la facturation notamment, pour des process rapides. "Une fois la notion de risque évaluée et acceptée, on met la bonne solution en face, poursuit Rémy Peltier. Il faut relativiser le risque que nos données se retrouvent sur la base de données d'une PME, il n'y a pas plus de risque qu'un grand groupe". Sans oublier que de toute façon, en cas de défaillance, une petite structure ne pourra jamais payer les dédommagements prévus dans un contrat classique...
Un accompagnement dans le temps
Une fois la TPE sourcée et le contrat signé, il convient d'entretenir des relations privilégiées avec ses TPE stratégiques, ce qui passe par :
1. le transfert de compétences : demander de la documentation régulière pour pouvoir continuer à utiliser les outils si le fournisseur est défaillant.
2. partager le plan d'activité : être transparent sur ses besoins et préciser à son prestataire s'il y aura besoin de recrutements supplémentaires ou si la collaboration doit parvenir à son terme et quand
3. accompagner le développement commercial : parler autour de soi de son prestataire si on en est satisfait
4. acquisition ou entrée au capital : il peut être opportun d'avoir à son capital un possible futur concurrent, ou un fournisseur stratégique qui a lui-même une participation d'un concurrent, mais attention à ne pas casser la dynamique innovante de la TPE.