Optimiser ses achats de bureau, une nécessité

Un stylo par ci, une agrafeuse par là..., les coûts unitaires sont faibles, mais la facture globale n'est souvent pas anodine. Il est donc important d'optimiser ce poste grâce à des leviers simples et peu couteux. Au menu : consolidation fournisseur, mini-catalogue, MDD, suivi des consommations mais aussi développement durable.

15%. C'est le pourcentage d'économies réalisé depuis 2015 par le groupe Truffaut, réseau national de jardineries et animaleries (2500 salariés), sur ses achats de fournitures de bureau. Sur une enveloppe globale de 350 000 euros, le ticket est plutôt intéressant... Comment ? Etienne Dagostinoz, responsable contrôle de gestion et audit du groupe, a consacré deux mois de son temps au sujet, tout en s'appuyant sur un prestataire spécialisé, le cabinet Cosma Experts. "Les chiffres sont probants. Nous sommes à 15% d'économies, certes au lieu des 30 espérés, mais c'est déjà une belle réussite !" Pour y parvenir, des mesures drastiques ont été mises en place. Cette démarche de rationalisation a été engagée par de nombreuses grandes entreprises depuis une dizaine d'années, mais elle est rarement une priorité. Le poste des fournitures administratives est trop souvent délaissé au profit des achats plus stratégiques.

Optimiser le catalogue des références

Parmi les armes les plus efficaces de l'optimisation de l'achat de fournitures de bureau, figure la rationalisation du catalogue. Le stylo bleu avec une pointe fine, celui avec une pointe ultra fine, le vert foncé, le vert clair, le surligneur, l'agrafeuse etc..., le catalogue en question peut en effet comporter des milliers de références.

"En général, plus de la moitié des commandes concerne seulement un tiers des références. Il faut donc se concentrer sur l'essentiel en établissant un mini-catalogue. Cela permet d'augmenter le volume de commandes par référence et donc de mieux négocier avec le fournisseur. Tout en veillant à ce que les salariés trouvent le matériel nécessaire à leurs besoins, sous peine de devoir gérer des commandes sauvages', en dehors des process", conseille Olivier Hugo, du cabinet Cosma.

Olivier Audino, expert du cabinet Buy Made Easy, renchérit : "En se focalisant sur un nombre réduit de produits, les grands comptes peuvent obtenir plus de 50% de remise". Dans sa démarche d'optimisation, Truffaut a ainsi abaissé de 20% le nombre de références disponibles, puis a établi un cahier des charges avant de lancer un appel d'offres global. Les experts s'accordent sur le sujet : il est bien plus facile de négocier avec un seul fournisseur qu'avec une multitude de prestataires. "Dans le cadre d'une enveloppe d'achats de 15 000 à 3 millions d'euros, il est rarement pertinent d'avoir plusieurs fournisseurs", affirme Olivier Hugo.

Vincent Labbez, directeur marketing d'Office Dépôt, abonde avec quelques chiffres: "Les frais de traitement d'une commande/facture, en moyenne, est de 80 euros à 150 euros. Ce coût est extrêmement élevé au regard du panier moyen des achats de fournitures. Il me semble absolument indispensable de procéder à des consolidations fournisseurs". Un appel d'offres tous les deux ans est suffisant, l'évolution des prix du marché ne justifiant pas de relancer la procédure chaque année.