Au ministère de la Justice, les achats rentrent dans le cadre

Des services acheteurs fortement cloisonnés - plus d'une centaine d'acheteurs répartis dans une cinquantaine de services pouvoirs adjudicateurs appartenant aux quatre réseaux directionnels que compte le ministère-, des logiques métiers et des pratiques d'achats singulières, un nombre de familles d'achats important... Début 2018, le ministère de la Justice, dont le volume annuel des achats s'élève à plus de 1,3 milliard d'euros (hors frais de justice), prend conscience de la nécessité de gagner en agilité pour améliorer la performance de ses achats et élever le niveau de maturité de sa population d'acheteurs.

"A l'époque, nous étions freinés par un manque d'ambitions communes et par la forte hétérogénéité des niveaux de maturité achat. Nous partions de loin et il fallait ne plus perdre de temps pour développer une vrai stratégie d'achats ministérielle et, dans le même temps, satisfaire aux objectifs de la politique interministérielle des achats de l'Etat", admet Jean-Pierre Sivignon, adjoint au sous-directeur du budget et des achats au ministère de la Justice. Pour atteindre cet objectif, le dispositif de conventionnement, mis en place autour d'objectifs partagés, est apparu comme le meilleur des vecteurs, au regard des spécificités du ministère. "Cette démarche qui procède du management de la fonction achat souhaité par notre secrétaire générale n'a pas occasionné de coût matériel supplémentaire mais un investissement humain pendant six mois pour définir la méthodologie et mener les négociations avec les interlocuteurs au sein des différents réseaux". Au final, trois types de contrats de service ont pu être élaborés. Ils se veulent souples et responsabilisants.

A chaque cas, son contrat ?

Orienté vers les clients internes, l'un d'eux vise à donner un cadre aux relations entre les services du secrétariat général, porteurs de la politique d'achat ministérielle, et les acteurs de l'achat au sein du ministère, répartis dans 36 cours d'appel et 18 directions interrégionales de l'administration pénitentiaire et de la protection judiciaire de la jeunesse. Le second type de conventionnement cible l'action interministérielle au niveau territorial. "Dans ce cadre, les conventions de service permettront de renforcer, en la clarifiant, la relation partenariale entre le réseau territorial du secrétariat général chargé de l'achat et les treize plateformes régionales des achats, représentantes de la direction des achats de l'Etat auprès des préfets de région".

La troisième modalité d'action prend la forme d'une convention-cadre destinée à parfaire la relation du ministère de la justice avec l'UGAP, son principal fournisseur. "Elle comporte un plan d'action annuel visant à élever la qualité de service rendu par le centrale d'achats publics. Cela passe par exemple par des sessions d'information sur la bonne utilisation du site de commandes en ligne de l'UGAP, l'identification de sujets de co-prescription, la mise en place d'un reporting adapté ou la tenue de réunions régulières afin notamment de réduire le nombre de litiges", décrit Jean-Pierre Sivignon.

Souplesse d'exécution

Si le contenu des contrats de service est assez fortement encadré et relativement invariant, leur mise en oeuvre se veut très souple. "Sur l'inter région Grand-Centre (Dijon), les acteurs ont jugé que la modalité la plus pertinente était la signature d'un contrat de service avec chacune des cours et directions de l'Interrégion, soit sept au total. A l'opposé, dans l'Interrégion sud (Toulouse), un seul contrat a pu satisfaire aux attentes des quatre cours d'appel et des deux directions ", détaille Jean-Pierre Sivignon. D'ici la fin de l'année, une bonne trentaine de contrats de service devraient être conclus. A ce jour, avec 11 contrats signés, "les avancées sont d'ores et déjà notables et le secrétariat général est pleinement investi dans cette démarche managériale". Sur l'année 2018, 20 millions de gains achats ont pu d'ores et déjà être identifiés.

Dans une même logique de transversalité, une fonction de contrôleur de gestion des achats vient d'être mise en place ; le but étant de disposer des outils adaptés au pilotage de la fonction achats et de mieux chiffrer les gains dégagés. "La démarche dans laquelle nous nous sommes engagés n'a rien de révolutionnaire mais elle présente l'avantage de stimuler la participation des acheteurs en les responsabilisant. C'est à la fois un vecteur pédagogique qui sert notre objectif de professionnalisation et un outil assez puissant de transformation des pratiques, en stimulant le passage d'une logique d'actions en silos à une logique en réseaux", conclut Jean-Pierre Sivignon.