DossierMettre en place une politique voyages efficace

Publié par Françoise Monfort le 12/09/2013

3 - Optimiser la mise en place de sa politique voyages

Condition sine qua non pour optimiser ses dépenses voyage, les choix d'une agence et d'un SBT sont souvent difficiles. Conseils pour choisir les partenaires adaptés.

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Recourir à une agence de voyage d'affaire, oui, mais laquelle ? "Si les gains apportés par de tels experts sont nombreux - meilleure application de la politique voyage, obtention de tarifs négociés, mise en place de systèmes de reporting - force est de constater que le choix du bon prestataire relève souvent de la gageure tant le marché, très atomisé, regorge d'acteurs multiples de taille et de spécialités diverses", développe Etienne Pénaud, dirigeant du cabinet de conseil Atlans.

Face à un marché toujours plus complexe, c'est difficile de s'y retrouver ! "D'autant que les critères de sélection des agences ne sont pas gravés dans le marbre", rappelle le consultant, en notant toutefois que le critère taille joue souvent à plein. "Notamment pour les grands comptes qui doivent s'abstenir de collaborer avec des petites agences, au risque d'instaurer une relation de dépendance trop accrue. A contrario, une PME avec un fort business à l'export, soucieuse d'optimiser ses dépenses voyage, peut avoir intérêt à collaborer avec une grosse agence aux process industrialisés".

Bien connaître son besoin

Le partenaire adapté est d'abord celui dont le profil est le plus en phase avec vos besoins. Vos voyageurs réalisent moult déplacements complexes dans des pays éloignés ? Privilégiez une agence jouant la carte de la proximité, dotée d'un service off-line réactif et d'une politique RH favorisant un faible turn-over. "C'est souvent le cas des acteurs de taille moyenne qui gère des équipes relativement restreintes de chargés de voyages, et ce, pour mieux les fidéliser", indique Étienne Pénaud. Vous souhaitez réaliser au plus vite des économies d'échelles sur votre budget voyages? Vous l'avez compris, les poids lourds du marché (Amex, CWT...) ayant pris le biais de l'industrialisation, s'avèrent les plus adaptés. "Certes, de tels acteurs ne font pas toujours du sur-mesure, puisqu'ils gèrent des milliers de chargés de voyages oeuvrant eux-mêmes pour plusieurs clients à la fois. Mais le service s'avère, in fine, plus rentable", note Étienne Penaud. D'autant que ces acteurs sont capables d'investir dans des outils de gestion conséquents, pas toujours à la portée des petites agences. Enfin, si l'automatisation de vos process de réservation via le recours à des outils très fins de paramétrage est votre priorité, tournez-vous vers des agences orientées 100 % techno ! Davantage aguerries à la maîtrise de tels systèmes, elles favoriseront, in fine, une meilleure prise en main côté utilisateurs. C'est la valeur ajoutée d'acteurs comme Egencia par exemple, un voyagiste qui agrège sa propre technologie via la conception d'outils dont il est l'unique propriétaire, "a contrario de nombre d'agences s'appuyant davantage sur des SBT, Self Booking Tool, externalisés conçus par des éditeurs tels qu'Amadeus", développe le consultant.

Sur quels critères choisir son SBT?

Le SBT (Self booking tool), OBT (Online booking tool) ou outil d'auto-réservation en ligne, est le bras armé d'une politique de voyages optimisée qui s'étend désormais à des obligations liées à la sécurité. Sa mise en oeuvre impose toutefois une communication adaptée envers les collaborateurs qui peuvent se révéler réticents à son utilisation. Un SBT permet d'abord à une entreprise de vérifier que les réservations faites par ses collaborateurs sont bien en adéquation avec sa politique de voyages et les règles qui la régissent.

D'après l'étude sur les voyages et les déplacements professionnels réalisée par Coach Omnium, pour American Express Voyages d'Affaires en mars 2012, 74 % des PME interrogées déclarent utiliser un SBT. Leurs motivations sont diverses : gain de temps pour 29 % d'entre elles, facilité d'usage pour 21,1 %, économies réalisées dans 15,8 % des cas. Il existe deux types de SBT : le premier est dit "mutualisé", c'est-à-dire proposé par l'agence de voyages à ses sociétés clientes qui vont l'utiliser pour l'ensemble de leurs voyageurs ; le second est hébergé directement par l'entreprise qui acquiert une licence d'exploitation.

Quelle formule choisir pour un acheteur ? Pour Christophe Drezet du cabinet Epsa, il n'y pas d'hésitation : " En dessous de 200 à 300 000 € d'achat de voyages, une entreprise n'a pas intérêt à choisir en direct un SBT ou de contractualiser avec un éditeur mais plutôt de solliciter son agence de voyages pour la mise en place d'un outil mutualisé. " Laurent Engrand, responsable commercial d'Amadeus, l'un des poids lourds du secteur en France et dans le monde, se range à cet avis, estimant qu'un contrat direct avec Amadeus (ou un autre prestataire du même type) est plutôt réservé aux grandes entreprises tandis que les PME privilégieront un SBT via la plateforme proposée par une agence de voyages. " Un SBT peut faire varier le prix d'un billet du simple au double ", estime-t-il.

Permettre la traçabilité des voyageurs

Outre les fonctionnalités de reporting financier (récupération des factures ou des relevés de notes de frais), le SBT permet également de gérer les contraintes de sécurité relatives aux déplacements de leurs collaborateurs. Cela peut se traduire, en amont du voyage, par la création d'un schéma de validation qui passe par un accord de la direction générale en cas de déplacement dans un pays à risque et par le service voyage qui, une fois averti, pourra prendre des dispositions particulières afin d'obtenir un visa d'entrée si nécessaire. Pour un coût dépendant de la taille de l'entreprise et de la nature des services demandés, des solutions de traçabilité sont mises à disposition grâce au SBT qui génère des statistiques précises et fiables sur la localisation des collaborateurs à un instant donné.