DossierMettre en place une politique voyages efficace

4 - Maîtriser les coûts des voyages

La baisse du coût moyen des déplacements est aujourd'hui le principal levier d'optimisation des dépenses voyages pour une entreprise. Il convient donc de mettre en avant les bonnes pratiques pour accéder aux meilleurs tarifs lors de leurs réservations.

Selon la dernière étude de CWT sur les priorités des travel managers, les quatre domaines prioritaires portent, sans surprise, sur la maîtrise des coûts : consolidation des économies sur le transport aérien et terrestre, amélioration du respect de la politique voyages, optimisation des dépenses hôtelières et augmentation du taux d'adoption aux outils en ligne.

Dans un marché en pleine évolution, ces domaines constituent une source d'opportunités même pour le plus abouti des programmes voyages. Pour atteindre ces objectifs, les travel managers s'appuient sur un large éventail de mesures, notamment l'amélioration des communications relatives à la politique voyages et au respect des règles, la familiarisation des collaborateurs avec les processus de réservation en ligne et l'obligation d'opter pour les fournisseurs référencés. Les voyageurs utilisant de plus en plus les applications mobiles, la communication sur les fournisseurs référencés et les canaux de réservation occupera une place privilégiée.

Dans un environnement économique incertain, les travel managers doivent surveiller de près les changements pour obtenir les meilleures offres des fournisseurs et optimiser les performances des programmes voyages. L'étude de CWT souligne aussi les grandes tendances du marché qui vont affecter les programmes voyages partout dans le monde au cours de cette année. Il s'agit par exemple de la croissance continue des dépenses de voyage dans la zone Asie Pacifique, de l'utilisation accrue des solutions mobiles pour le voyage d'affaires et de l'intérêt très vif pour une approche stratégique de la gestion des réunions.

Ainsi, en 2012, la majorité des sociétés a pris le parti de voyager à confort égal, mais moins cher. Le sujet épineux de l'optimisation tarifaire des prestations voyages n'est pas nouveau, mais il n'a cessé de se complexifier ces dernières années, avec notamment la multiplication des canaux de réservation et la nébuleuse des frais ancillaires.

Aller au-delà de la simple négociation de meilleurs tarifs

Même si l'on pourrait penser qu'ici, l'enjeu est de simplement négocier de meilleurs tarifs avec les prestataires, la tâche s'avère plus compliquée. Elle résulte en effet d'un savant mélange entre négociation tarifaire, éducation des voyageurs, agrégation d'offres multisources, veille marchés et paramétrage adéquat des outils. Mises bout à bout, toutes ces techniques permettront une baisse significative des coûts faciaux liés au voyage d'affaires. Il est donc de plus en plus courant pour les entreprises de s'entourer d'experts qui les accompagnent lors de consultations, mais également dans la mise en place des processus permettant d'atteindre les objectifs économiques fixés.

Quels leviers actionner ?

L'un des principaux leviers consiste à éduquer les voyageurs dans leur comportement d'achat. Il est nécessaire de clairement les sensibiliser aux bénéfices liés à des pratiques, comme l'anticipation des réservations ou le recours aux billets à contraintes. Là où il y a cinq ans, une politique voyages ne prenait en compte que des notions de classe/catégorie, on retrouve aujourd'hui l'apparition de critères, tels que le nombre de jours avant le départ ou l'interdiction de voyager à plein tarif.

Les outils (Online Booking Tools, Hotel Booking Tool...) permettent, eux, la confrontation d'offres provenant de sources différentes (GDS et non-GDS). La rencontre de l'ensemble de ces canaux au travers d'une plateforme unique augmente par conséquent les chances d'obtenir, à l'instant T, le meilleur tarif disponible. Les outils de réservation en ligne permettent aussi, via leurs capacités de paramétrage, d'orienter les choix des utilisateurs : ordre d'affichage des résultats, conformité basée sur les meilleurs tarifs, possibilité de cacher certains tarifs/fournisseurs...

Quoi qu'il en soit, pour obtenir des résultats tangibles, il est primordial de procéder à un suivi minutieux de l'activité, d'opérer une veille du marché et d'avoir une bonne connaissance du trafic de son entreprise afin de consolider les volumes et d'obtenir des tarifs avantageux et englobant le plus de services possibles.

Vidéo : Les priorités du Travel Management en 2013