DossierMettre en place une politique voyages efficace

1 - De l'avantage de créer une politique voyages efficace

La politique voyages, ce sont ces lignes directrices qui permettent aux collaborateurs de savoir ce qui est autorisé ou non. Comprendre les dépenses, évaluer l'efficacité des actions et (re)négocier des accords, voilà un aperçu des missions du travel manager.

Alors que l'on enregistre une stagnation des budgets consacrés aux voyages d'affaires des organisations de 2011 à 2012, une étude réalisée par le Cabinet Raffour Interactif pour le compte de Concur, sur les nouveaux comportements des voyageurs d'affaires français, révèle que pour 61% des voyageurs interrogés, leurs dépenses liées aux déplacements d'affaires sont systématiquement définies dans le cadre d'une "politique voyages". Ils sont 24 % supplémentaires à bénéficier d'une latitude leur permettant de sortir de la politique voyages définie et 15 % à reconnaître que le prix n'est pas une contrainte et qu'ils décident eux-mêmes du budget.

L'étude montre clairement la corrélation entre la taille de l'organisation et l'existence d'une politique voyages. Plus l'effectif de l'organisation est grand, plus les règles de dépenses sont définies par une politique voyages. Ainsi, 69 % des voyageurs d'affaires qui travaillent pour une organisation de plus de 1000 salariés déclarent que leurs dépenses voyages sont définies par une politique voyages, contre seulement 27 % des voyageurs d'affaires qui travaillent dans une organisation de moins de 100 salariés.

Les organisations font confiance à leurs employés pour la gestion des voyages d'affaires. Selon l'étude, c'est en effet un voyageur d'affaires sur deux qui affirme préparer lui-même ses déplacements professionnels "tout le temps" (choix des prestations, réservations...) plus 15% de "temps en temps". Par ailleurs, 56% des voyageurs apprennent dans les 15 derniers jours s'ils ont une mission ou un déplacement à mener.

Créer une politique voyages en entreprise

Première étape d'une politique voyages efficace : consolider toutes les données voyages de l'entreprise (nombre de voyageurs, destinations privilégiées, moyens de locomotion utilisés, etc.). Cette base permet de définir les règles de déplacement pour les collaborateurs de l'entreprise et de négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires par famille d'achats. Comme pour toute nouvelle politique achats, le soutien de la direction générale est indispensable pour sensibiliser les salariés aux enjeux économiques et environnementaux liés aux déplacements, surmonter les résistances au changement et promouvoir le respect des règles définies. Les règles de déplacement doivent être claires et précises. Dans certaines organisations, il s'agit plutôt de recommandations. Pour réduire les coûts, les spécialistes conseillent néanmoins de les rendre obligatoires et applicables à l'ensemble des collaborateurs. De même, dans les grands groupes, il est préférable d'éviter les différences entre les filiales. Le suivi de la politique voyages, via la mise en place d'indicateurs-clés, est indispensable. Or, les entreprises oublient souvent de communiquer autour des règles de déplacement établies, soit pour de simples piqûres de rappel, soit pour informer les collaborateurs des économies réalisées. À terme, le travel manager sera donc de plus en plus appelé à assumer des responsabilités de mobility manager.

La réservation on line

Pour les voyages simples, c'est-à-dire un aller-retour, les outils de réservation en ligne se sont imposés comme le moyen le plus facile et économique pour organiser un déplacement professionnel car ils répondent aux attentes des voyageurs liées à la mobilité. En revanche, pour les voyages complexes, c'est-à-dire multidestinations, le recours à une agence de voyages d'affaires est recommandé. L'agence, grâce à sa connaissance des marchés fournisseurs, permet de faire gagner un temps précieux en organisant les déplacements et, la plupart du temps, d'optimiser les coûts. Dans les grandes entreprises dont le budget voyages dépasse 10 millions d'euros par an, la réservation en ligne renvoie à l'utilisation d'un Self booking tool (SBT) dédié. Concrètement, il s'agit d'une plateforme logicielle interfacée avec l'offre des fournisseurs (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes hôtelières, loueurs de courte de durée, etc.) où sont paramétrées toutes les règles de déplacement définies dans l'entreprise. À la fin de l'année 2011, 55 % des PME-PMI et 80 % des grands comptes utilisaient un SBT, selon le baromètre 2011 d'American Express Voyages d'Affaires. L'utilisation d'un SBT permet de faire respecter la politique voyages et d'éviter que les collaborateurs ne réservent leurs déplacements sur des sites grand public, au mépris des accords-cadres signés avec des prestataires. À noter que les SBT ne sont pas nécessairement l'apanage des grandes entreprises et qu'ils peuvent être mutualisés entre plusieurs PME, via une agence de voyages notamment.