Sécuriser le voyage d'affaires
Publié par MATHIEU NEU le - mis à jour à
De l'exposition des données aux atteintes à l'image en passant par la sécurité des collaborateurs, les sources de problèmes potentiels pour l'entreprise ne manquent pas au cours des déplacements professionnels. La solution : la mise en place d'un programme spécifique impliquant différents acteurs.
Quels travel managers savent que les accidents de la route sont la première cause de mortalité en entreprise ? Quelle entreprise a pris la mesure de la hausse brutale de 74 % des alertes dans le cadre de voyages d'affaires au cours des cinq dernières années ? La santé et la sécurité des collaborateurs en déplacement sont au coeur de démarches visant à mieux encadrer les voyages professionnels. Il en va de la gestion du risque pour les salariés, mais aussi pour les entreprises. Mais prendre à bras le corps les dangers possibles ne se résume pas aux procédures en faveur de la simple protection des salariés. Toute société ayant des voyages d'affaires est potentiellement exposée à des risques de différentes natures. Ceux-ci concernent des personnes, des équipements, les finances de l'entreprise. On peut également citer le risque de réputation, le risque juridique, le risque à la productivité.
Le degré d'importance des programmes de sécurité voyages au sein des organisations dépend beaucoup de la culture de l'entreprise. "Dans le secteur de l'énergie, de l'industrie ou des technologies, on trouve des départements Sûreté bien identifiés et bien établis avec des processus qui sont structurés et un suivi du voyageur assez poussé. À l'inverse, dans le domaine des services, où au sein des entreprises qui se déplacent peu dans des régions à risques du monde, l'approche est moins rigoureuse. En fonction de la maturité des entreprises, les processus déployés sont différents", constate Kathleen Stilmant, experte Business & Tools chez Axys Odyssey, spécialiste du conseil dans le domaine du travel & expense. Le manque de données disponibles pour les entreprises est l'une des raisons qui expliquent que les pratiques en place peuvent être insatisfaisantes. Il existe bien sûr des organismes traitant des questions de sûreté, mais souvent, ces notions s'intègrent dans des enjeux plus larges comme la sûreté du bâtiment, la protection maladie des employés. Peu d'informations portent spécifiquement sur la sûreté et sécurité relatives au voyage d'affaires.
Une exposition à de multiples risques
Les entreprises sont souvent peu conscientes des dangers liés à l'exposition de données confidentielles ou stratégiques, à l'occasion de voyages d'affaires. "Chez Thalès, le coeur de métier étant très sensible, les commerciaux sont sensibilisés aux comportements à adopter et à éviter au cours de leurs déplacements. Dans d'autres secteurs jugés moins critiques, la vigilance à l'égard des pratiques est bien moindre. C'est souvent un tort car les risques peuvent tout de même être élevés. Il faut mettre en place une communication interne adaptée, mais aussi des outils permettant d'accompagner le besoin de sécurité nécessaire dans la manipulation des données en dehors de l'entreprise, pour se prémunir des attaques ou du vol de données", explique Kathleen Stilmant.
En termes d'atteinte aux réputations, l'impact peut également être colossal. "Aujourd'hui, avec les réseaux sociaux, les mauvaises nouvelles, qu'elles soient justifiées ou non, peuvent très vite être connues de tous", indique Cédric Lefort, senior director solutions consulting chez BCD Travel. "À cela s'ajoute le risque financier, notamment par rapport aux abus de notes de frais. Il n'est pas rare de voir des collaborateurs se surclasser dans des hôtels ou des avions. Il peut aussi s'agir de pénalités financières comme des amendes consécutives à une vitesse de conduite excessive sur la route."
Le risque juridique est une autre réalité à ne pas négliger : les entreprises doivent avoir mis en place les procédures nécessaires lorsque les collaborateurs voyagent sur un certain nombre de sujets possibles comme les cas d'homicides, d'épidémies. La conformité aux lois financières est également concernée. Certaines entreprises sont par ailleurs concernées par une conduite inappropriée de la part de certains collaborateurs, tels que des comportements agressifs, des voyageurs qui se laissent entraîner dans des situations embarrassantes (recours à la prostitution, fréquentations de certains clubs privés...).
Plus généralement, le risque pour la productivité est un autre écueil fréquent. Il se matérialise par le fait d'oublier des documents indispensables qui peuvent retarder la signature de contrats, par la perte d'équipements qui compromettent une réunion, l'avancement des collaborations professionnelles. Le forfait téléphonique qui ne fonctionne pas e t qui empêche de communiquer librement est une autre situation récurrente.
Recommandations et bonnes pratiques au coeur des processus
Les spécialistes estiment que l'usure inhérente au voyage d'affaires est l'un des premiers paramètres dont il faut tenir compte. La vigilance en matière de santé des voyageurs est un critère à ne pas négliger. "Les voyages très fréquents peuvent avoir des conséquences négatives sur l'hygiène de vie, notamment par la multiplication de repas riches, peu équilibrés, avec une consommation d'alcool excessive. Les relâchements de vigilance, le soir où lors d'activités particulières, sont souvent la cause première de danger. Les actions de prévention, de sensibilisation par les entreprises doivent aussi se pencher sur ces problématiques", remarque Philippe Biberson, directeur médical des services médicaux au sein du spécialiste des solutions de prévention médicale et de sécurité International SOS .
En matière de bonnes pratiques, "il est souhaitable de commencer par une étape de cadrage permettant une analyse des pratiques existantes au sein de l'entreprise relatives à ces enjeux. La politique définie, l'existence d'outils dédiés, la nomination d'un responsable sont des préalables qui sont souvent totalement ou partiellement inexistants. La mise en place d'une gouvernance doit être une première étape, pour déterminer les responsabilités. D'autres éléments de base sont indispensables, comme le fait de disposer d'une assurance suffisamment couvrante. Une politique sûreté impliquée dans la politique Voyages ou existante de façon plus globale est un autre aspect essentiel", détaille Kathleen Stilmant. "Il importe d'être clair dans la définition de sa politique Voyages, en établissant des règles concrètes, comme le fait d'interdire les surclassements qui a comme conséquence de ne pas rembourser le voyageur", estime Cédric Lefort. Dans un deuxième temps, la géolocalisation des voyageurs, l'envoi de fiches pays donnant des informations actualisées sur le territoire de destination, les procédures de prévention, de communication forment d'autres grands axes importants à développer.