GBTA France élabore un tout nouveau modèle d'appel d'offres "Carte de paiement"

Aider les acheteurs voyage à mieux gérer les consultations "Carte de paiement". C'est l'objectif que s'est fixé GBTA France, sur demande de ses adhérents, en élaborant un modèle d'appel d'offres 100 % exhaustif passant au crible les points clé d'une telle consultation. Décryptage.

Carte logée, carte corporate ou encore carte virtuelle : quel acheteur voyage n'a jamais freiné les quatre fers en préparant un appel d'offre sur les moyens de paiement ? C'est justement pour aider ses adhérents à mieux gérer une telle consultation complexe, que la commission "Fondamentaux et Formation" de GBTA France a planché sur la création d'un modèle d'appel d'offres "Cartes de Paiement", présenté mi-janvier lors d'un afterwork à Paris. Un modèle 100 % abouti qui constitue une première du genre dans le secteur.

Un kit complet

Fruit de plusieurs mois de dur labeur, cette matrice a été élaborée par un groupe de travail composé aussi bien d'acheteurs - Clotilde Bray (Europ Assistance), Christine Estrabeau (Banks Sadler), Jean-Yves Lamirault (Cap Gemini ), etc.- que de prestataires évoluant dans le secteur du voyage d'affaires (AirPlus, BNPP Cartes, CDS Groupe...). "Nombre de nos adhérents ont manifesté le besoin d'être formés en la matière. Et pour cause : les cartes de paiement s'imposent souvent comme un véritable casse-tête pour les acheteurs peu au fait avec les spécificités d'un tel univers", rappelle Véra Strezyk, présidente de GBTA France et strategic buyer chez Siemens France.

Pragmatique, GBTA France a donc suscité le concours des fournisseurs, "afin que le document final s'impose véritablement comme un kit complet passant au crible les points clé à ne pas oublier : couverture du programme, réseau d'acceptation, responsabilité, frais, implémentation, assurance et assistance, remises arrière, etc.", détaille Aurélie Krau, responsable des opérations de GBTA France. Véritable guide pratique, la matrice comporte, en effet, pas moins de huit onglets détaillant de A à Z tous les étapes du process d'appel d'offre : contexte & cartographie des besoins (périmètre de la consultation, détail du programme de cartes, niveau de reporting souhaité...), grille de présentation du fournisseur, et enfin le volet implémentation /change management.

Plus de 80 points passés au crible

Mais le vrai point fort du document est "qu'il aide l'acheteur à se poser les bonnes questions en cas d'appel d'offre pour une solution de paiement individuel d'une part et une solution de paiement centralisé d'autre part", poursuit Aurélie Krau. Car en effet, dans un cas comme dans l'autre, les spécificités sont nombreuses ! Parmi les solutions centralisées s'imposent les cartes logées propres à regrouper en un point unique toutes les dépenses de billetterie et autres ordres de missions transitant par l'agence (billets d'avion, de train, LCD...) mais aussi les cartes virtuelles, à usage unique, s'appliquant à tous les frais, même ceux effectués au cours d'un déplacement. Côté solutions individuelles, les cartes corporate se conjuguent, elles aussi, au pluriel : de celles à débit compte entreprise à celles à débit compteur porteur évitant toutefois aux salariés de faire l'avance sur leurs frais de déplacement via un prélèvement en différé.

Pour aider l'acheteur à y voir plus clair en la matière, la matrice prévoit ainsi, pour chaque type de solution, pas moins de 80 questions portant aussi bien sur les fonctionnalités des cartes, la responsabilité de l'émetteur, le plafond de retrait, la protection et l'accès aux données... "C'est un outil vraiment efficace qui va m'aider à mieux décortiquer de tels appels d'offres, j'en suis vraiment ravie", s'enthousiasme Jessica Lopes, acheteuse mobilité au sein de Société Générale. Fort d'un tel succès, GBTA France prévoit d'ores et déjà de dupliquer une telle matrice pour d'autres dépenses travel. Affaire à suivre...