Les tensions sur les "appros" accélèrent la digitalisation de la gestion du risque fournisseurs
Publié par Cédric Guillouet, Directeur du Conseil - Oxalys le - mis à jour à
Face à la situation économique actuelle, les équipes achats confirment la dimension stratégique de leur contribution aux objectifs de leur entreprise. Le digital est un levier pour remplir cette mission : d'une part pour évaluer et gérer en continu le risque fournisseurs ; d'autre part pour piloter les plans d'actions achats qui y sont associés.
Chaque jour, l'actualité fait état de nouvelles tensions sur les approvisionnements. Augmentation des prix des matières premières et du fret, ruptures de stock, retards dans l'acheminement des produits, etc., sont au coeur des discussions entre les entreprises et leurs fournisseurs.
Les variables "disponibilité des produits" et "engagement sur les délais de livraison" s'ajoutent aux enjeux de maîtrise des coûts dans un contexte global de retour de l'inflation. Des suivis et des actions spécifiques sont mises en place pour anticiper autant que nécessaire la survenance de ruptures.
L'enjeu majeur du risque fournisseur
L'imprévisibilité des marchés et les aléas pesant sur les échanges commerciaux renforcent le rôle stratégique de la direction des achats. Elle s'impose comme un interlocuteur pour tous les départements de l'entreprise ; surtout, outre réduire les dépenses, son intervention concourt à garantir la continuité de l'activité - autrement dit, elle s'assure que l'entreprise a la capacité de remplir ses engagements vis-à-vis de ses clients et partenaires.
La direction des achats est en première ligne pour gérer et porter le risque fournisseurs. Il lui incombe de sélectionner et de référencer des fournisseurs fiables et pérennes, et de garantir l'exécution des contrats en temps et en heure. En cas d'impossibilité, on compte sur elle pour remonter les arguments démontrant aux clients que toutes les actions nécessaires et possibles ont été menées pour éviter les défaillances (ruptures de stock, cessation d'activité, défauts qualité, etc.).
Dans tous les cas de figure, c'est à la direction des achats de parer aux potentielles incertitudes sur des approvisionnements (stratégiques et non stratégiques) susceptibles de menacer la bonne exécution des engagements et projets de l'entreprise. Un rôle clé auprès de l'ensemble des départements, notamment de la direction financière et de la direction générale.
L'indispensable digitalisation
Cette gestion du risque fournisseurs demande de faire une sélection et une évaluation rigoureuse et cela, dès le onboarding. Il est important aussi d'évaluer continuellement le respect des exigences exprimées (qualité, conformité, délais, engagements RSE, etc.). Enfin, anticiper les risques juridiques, réglementaires, d'image ou encore sociétaux dès les premiers doutes, permet d'agir rapidement et de définir les actions correctives à mettre en place. Pour chacun de ces points, s'appuyer sur des plateformes numériques présente l'avantage de centraliser les données, de les fiabiliser, de les tracer, de les mettre à jour au fil de l'eau et les partager facilement avec les parties prenantes. La gestion est plus robuste, l'information plus transparente et le processus plus efficace.
Par ailleurs, en tant que chef d'orchestre, les équipes achats élaborent des plans d'actions achats liés aux projets de (re)sourcing, de productivité ou encore aux projets qualité. Historiquement, ces plans étaient gérés avec des tableurs Excel et des échanges emails entre parties prenantes. Sur ces points aussi, les nouvelles plateformes logicielles permettent des gains d'efficacité et de temps.
Les offres disponibles sur le marché couvrent en effet l'intégralité du processus achat (S2C, P2P, SRM). Elles comprennent également des fonctionnalités de planification et de suivi, ainsi qu'un certain nombre d'indicateurs et de tableaux de bord. Elles permettent ainsi de suivre la bonne exécution des tâches à réaliser et le respect des jalons qui leurs sont associés. Elles facilitent la communication avec les parties prenantes internes et externes. Elles servent aussi à mesurer l'avancement et l'impact sur les performances achats (QCDI ...), et à vérifier leur alignement avec les objectifs initiaux.
En résumé, ces outils permettent en fonction de leur couverture, de piloter toutes activités achats, de suivre l'ensemble des processus et ressources, d'animer les relations entre les acteurs impliqués. Ils contribuent ainsi à renforcer l'efficacité collective au service de la performance achats et de la maîtrise des risques fournisseurs
Du fait des incertitudes actuelles sur les approvisionnements, les acheteurs doivent encore plus lancer en continu des actions, faire intervenir différents interlocuteurs tant chez les fournisseurs que dans leur propre entreprise. Les outils numériques sont un véritable levier pour la direction achats lui permettant de remplir pleinement son nouveau rôle, de pouvoir ajuster le plan si nécessaire ou de le compléter avec de nouvelles actions en cas de besoin.
Des acheteurs et acheteuses devenant pleinement des hommes et femmes d'actions et de projet.
Nul doute que le contexte économique des années 2020 est en train d'accélérer la mutation des directions achats vers un mode très collaboratif où le digital sert l'efficacité de toute l'équipe. Par les choix faits en matière d'approvisionnement, par la politique d'achats mise en place, par le suivi des plans d'actions achats en temps réel, elles deviennent incontournables au sein des directions financières, sinon des CoDir.
Si le mouvement a démarré il y a quelques années dans les grands groupes et les entreprises internationales, l'ère Covid combinée aux défis climatiques, environnementaux et sociétaux l'a considérablement accéléré. Les PME et ETI, moins contraintes en termes de processus, n'ont pas toutes encore engagé cette transformation mais elles sont en pleine accélération avec des projets qui se multiplient. Les outils et solutions numériques permettront à leurs équipes achats de s'approprier rapidement et sereinement ce nouveau rôle qui leur incombe, les acheteurs et acheteuses devenant pleinement des hommes et femmes d'actions et de projet.
Par Cédric Guillouet - Avant de rejoindre Oxalys, Cédric Guillouet a lancé et développé en 2015 l'activité de conseil achats et supply chain au sein du cabinet Althéa dont il était associé.