Flotte auto ou indemnités kilométriques : Un choix économique ?

Dès que le volume de kilomètres parcourus par les collaborateurs est important, la question se pose dans toutes les entreprises de choisir la meilleure option entre une flotte automobile ou l'indemnisation des frais kilométriques.

Flotte auto : un investissement lourd dans la durée

La mise en place d'une flotte automobile peut sembler attrayante de prime abord. Atout de la marque employeur, elle valorise l'image de l'entreprise et est un véritable "plus" pour les salariés. Mais la flotte auto est aussi une source de dépenses qui pèse lourd dans le budget de fonctionnement des entreprises. Qu'elle soit achetée ou louée, en crédit-bail ou bien en location longue durée, la flotte auto n'en représente pas moins un investissement conséquent non exempt de frais annexes (carburant, assurance, entretien du parc automobile, non-respect des consignes d'entretien du véhicule, charges fiscales et sociales, gestionnaire interne, surface de parking...).

Jusqu'à présent, l'ensemble de ces frais étaient assez prédictibles, facilement intégrés dans un budget fixe annuel. Cependant le contexte inflationniste de cette dernière année impose aux entreprises de gérer leur politique de mobilité à flux tendu ! Ainsi pour construire ou renouveler leur parc de véhicules, les gestionnaires de flottes doivent composer avec la flambée des prix des véhicules neufs couplée à la baisse des remises constructeur, les retards de livraison, la hausse des prix des carburants et la fiscalité contraignante sur les véhicules polluants.

Un contexte particulièrement compliqué, auquel s'ajoute l'application de la loi d'orientation mobilité (LOM) incitant les entreprises à verdir progressivement leur flotte automobile d'ici 2030. Et sur ce point, l'ensemble des allégements fiscaux prévus à cet effet (exonération de la TVS, bonus écologique, abattement de 50 % sur les charges sociales...) semblent parfois insuffisants pour répondre aux contraintes de déploiement.

Indemnités kilométriques : l'alternative économique ?

L'émergence du télétravail a eu pour conséquence directe de réduire la fréquence des déplacements professionnels passant d'une moyenne annuelle de 40000 km à 28000 km : réfléchir autour de la rentabilité de ces déplacements devient donc une nécessité pour chaque entreprise !

Face à cet enjeu structurel, l'une des pistes consisterait à opter pour des déplacements plus ciblés et moins fréquents, en favorisant les transports en commun ou le véhicule personnel du salarié pour tous les trajets de courtes distances et des moyens de transports plus durables tels que le train pour des trajets longues distances.

L'indemnité kilométrique se présente donc comme une alternative intéressante puisqu'elle offre l'avantage de s'adapter aux circonstances socioéconomiques actuelles et permet d'alléger considérablement les charges financières de l'entreprise. Du côté salarié, ce dernier garde plus la main sur le choix de son véhicule (modèle et motorisation, thermique, hybride ou électrique) et bénéficie du remboursement de ses frais, sans cotisations sociales (dans la limite des barèmes URSSAF). Du côté employeur, c'est également allégé côté cotisations, et les indemnités kilométriques intégrées dans l'organisation interne, sous forme de notes de frais, sont une charge plus facile à gérer.

Optimiser ses coûts internes

Quand on évoque les coûts liés à la gestion d'une flotte automobile ou des indemnités kilométriques, il est nécessaire d'élargir le spectre et de regarder aussi les impacts internes afin d'avoir une vision exhaustive des coûts. En effet, leur gestion mobilise d'importantes ressources et implique aussi des process complexes autour du contrôle et de la validation des dépenses "mobilité" engagées. Optimiser toute la chaîne de valeur devient donc aussi un enjeu de performance économique pour l'entreprise.

Pour cela, les entreprises ont de plus en plus recours à des solutions digitales intelligentes qui contribuent à rationaliser le temps de traitement des tâches chronophages et permettent également d'identifier les centres de dépenses à optimiser.

Parmi ces logiciels, Vertical Expense est capable de prendre en charge le plan d'utilisation des véhicules de société et de gérer avec agilité la partie administrative de la "Car Policy" de l'entreprise. Elle intègre dans les worfklows des notes de frais une gestion souple des indemnités kilométriques, avec un contrôle précis des distances parcourues et inclut toutes les dépenses liées au déplacement professionnel, jusqu'au forfait mobilité durable.

Quel que soit le choix final, la décision devra prendre en compte avant tout, les besoins de l'entreprise selon son secteur d'activité et répondre aux nouveaux enjeux RSE.