Transformer l’impact de la fonction Finance avec l’automatisation du processus P2P

Grâce à l’automatisation du processus P2P, le service Financier pourra bénéficier des capacités de traitement des données, de gouvernance et de gestion des risques requises pour atteindre les objectifs de croissance de l’organisation.

La transformation de la fonction financière en vecteur de croissance repose sur l’influence grandissante des directeurs financiers dans des domaines qui ont un impact plus large sur l’entreprise. »
— Institute of Finance & Management (IOFM)

La plupart du temps, les solutions Procure-to-Pay (P2P) sont associées aux Achats et à juste titre. Mais en réalité, l’efficacité des processus de traitement des factures et gestion des paiements a plus d’impact sur la croissance de l’entreprise que la performance du processus achat. Dans ce contexte, la Finance (et non pas le service achats) est la fonction qui profite le plus de la rationalisation du traitement des factures et des paiements en termes de performance, et qui souffre le plus des processus non optimisés.

Amélioration de la marge

En automatisant la multitude de tâches associées au P2P, les entreprises peuvent améliorer leur marge bénéficiaire nette, libérer leurs flux de trésorerie et limiter le risque de non-conformité. Les entreprises s’appuyant sur des processus P2P automatisés réduisent également leurs coûts administratifs et augmentent leurs capacités de traitement des transactions. L’IOFM indique qu’en moyenne, les entreprises ayant bien optimisé leurs processus financiers:

Réduisent le coût de traitement de chaque facture de 75 %

Réduisent le coût du paiement de chaque fournisseur de 60 %

Traitent jusqu’à 11 fois plus de factures par mois, en équivalent temps plein (ETP)

Rapprochent plus de 30 % de leurs factures aux bons de commande automatiquement

Réduisent le temps de traitement individuel des factures de plus de 75 %

Subissent moins de paiements en double

Obtiennent plus de remises sur paiement anticipé

Contribution à la croissance globale de l’entreprise

Cependant, il convient de noter que les avantages de l’automatisation du processus P2P ne se limitent pas à l’amélioration de l’efficacité des processus actuels : ils permettent aussi à la fonction Finance de contribuer davantage à la croissance globale de l’entreprise. Comme indiqué dans l’enquête « Finance Function Global Survey » publiée par FSN en 2018, 23 % des services financiers affirment vouloir s’impliquer activement dans l’innovation à l’échelle de leur organisation. Il s’agit là d’un engagement significatif pour cette fonction : dans ce contexte, l’automatisation sera essentielle à la viabilité de ces initiatives.

+ de données fiables = + d’informations opérationnelles précieuses

Les données liées aux processus P2P contiennent des informations opérationnelles précieuses pour les entreprises capables d’en tirer parti. En augmentant l’automatisation, on augmente aussi le volume de données générées. Ces données sont fiables par nature, car elles sont créées et stockées sur la Plateforme P2P et ne nécessitent aucune saisie manuelle.

En analysant les tendances à l’échelle des paiements entrants et sortants, des relations fournisseurs, des volumes de transactions, des factures avec ou sans bon de commande et des délais moyens de recouvrement des créances, la fonction Finance peut mettre en lumière des opportunités faciles à saisir. Les stratégies de fonds de roulement définissent les délais de paiement fournisseur ; depuis les dernières années, les entreprises ont tendance à allonger ces délais. En 2017, les entreprises ont mis en moyenne 3,4 jours de plus à payer leurs factures qu’en 2016, par exemple. Cette pratique peut être avantageuse pour le bilan, mais elle peut nuire aux relations fournisseurs, relations qui peuvent jouer un rôle crucial dans la croissance du chiffre d’affaires. Les décisions affectant le fonds de roulement doivent donc être prises en connaissance de cause et en tenant compte des objectifs généraux de l’entreprise.

Protection contre certains risques

En plus d’apporter de nombreux avantages à la fonction Finance, l’automatisation du processus P2P peut également protéger les entreprises contre certains risques inhérents aux secteurs d’activité complexes. Ainsi, certaines entreprises (banque, assurance, retail, pharmaceutique) doivent aujourd’hui prêter une attention particulière à la gestion et à la surveillance des données pour respecter des règlements stricts comme le RGPD ou le California Consumer Privacy Act. L’automatisation limite généralement la variabilité des processus, ce qui réduit le risque de non-conformité aux nouvelles lois ou aux évolutions réglementaires.

À l’instar de nombreuses fonctions dans l’entreprise, le service Financier peut aujourd’hui se transformer en s’appuyant sur la bonne technologie. Et grâce à l’automatisation du processus P2P, il pourra bénéficier des capacités de traitement des données, de gouvernance et de gestion des risques requises pour atteindre les objectifs de croissance de l’organisation.

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