Les 3 avantages d’un processus intégré et automatisé de gestion des contrats

Nous le répétons beaucoup chez Determine, mais les contrats sont les piliers de l’entreprise. Vous n’avez pas besoin d’être directeur juridique pour savoir que la gestion des contrats peut s’avérer longue et compliquée. C’est là qu’un processus intégré et automatisé de gestion des contrats entre en jeu.

Vous n’avez pas besoin d’être directeur juridique pour savoir que la gestion des contrats peut s’avérer longue et compliquée. Alors que presque chaque contrat commence par une demande et se termine (espérons-le) par un renouvellement, il y a entre-temps un grand nombre d’étapes qui interviennent. C’est là qu’un processus intégré et automatisé de gestion des contrats entre en jeu.

Nous le répétons beaucoup chez Determine, mais les contrats sont les piliers de l’entreprise. Ils marquent le début des relations, mesurent les performances, peuvent protéger les entreprises contre les risques ou au contraire les exposer, et définissent et gèrent les attentes. Du sourcing à la vente, chaque étape d’un processus implique un ou plusieurs contrats, deux ou plusieurs contreparties et beaucoup d’éléments intermédiaires, spécifiques à divers résultats, géographies et fonctions.

Bien évidemment, il est impératif de ne pas faire d’erreur dans ce domaine. Pour cela, vous devez vous assurer que vos contrats, et les solutions Source-to-Pay sur lesquels ils ont une incidence, sont intégrés à des workflows dynamiques, à la gestion des processus métiers et à une source unique de données. Compte tenu du rythme effréné de l’entreprise, plus vous êtes efficace et rapide pour créer des contrats, plus votre avantage concurrentiel est grand.

L’exactitude est un aspect essentiel des contrats : à moins de bénéficier d’une intégration approfondie entre la gestion des contrats et la gestion fournisseurs et des achats, vous limitez les bénéfices potentiels (tout en vous exposant aux risques). Dans ce contexte, si vous avez déjà reporté la mise à niveau de votre processus de gestion des contrats, découvrez les trois bénéfices que vous pouvez retirer en passant d’une solution ponctuelle ou d’une suite hétérogène à une solution cloud intégrée.

1. La gestion intégrée et automatisée des contrats accélère les cycles métier.

Une solution automatisée de gestion des contrats avec des données intégréesrationalise le processus de gestion des contrats et permet de passer rapidement d’une étape à l’autre.

Les solutions cloud de gestion des contrats permettent d’éviter les goulots d’étranglement inhérents aux tableurs, aux systèmes développés en interne et aux solutions ponctuelles limitées. Ainsi, elles vous permettent de configurer des workflows d’approbation (parallèles et en série) pour que le processus ne s’interrompe jamais. Les tableaux permettent de voir en un instant où en est l’approbation des contrats et des documents et annexes associés et la partie prenante suivante dans la chaîne est automatiquement informée dès qu’une action est effectuée (approbation, renvoi pour modification). Annotations, modifications, signatures, e-mails automatisés, alertes… toutes ces fonctionnalités sont intégrées dans une solution unifiée de gestion des contrats.

Que vous déclenchiez la création d’un contrat à partir d’un appel d’offres approuvé ou que vous vous hâtiez de prendre en charge toutes les commandes de fin de trimestre, le processus est sous contrôle, ce qui permet de rationaliser et de simplifier la gestion des contrats, pour une plus grande transparence. Ainsi, vous pouvez saisir les opportunités qui s’offrent à vous.

2. La gestion intégrée et automatisée des contrats atténue le risque.

La valeur d’un contrat dépend de la qualité des données utilisées pour le créer. Une source unique de données de référence et de métadonnées, partagée par l’ensemble des solutions d’une plateforme cloud, garantit que les données sont vérifiées et cohérentes d’un processus à l’autre et d’un service ou d’un bureau à l’autre, et ce, à l’échelle de toute l’entreprise.

Lorsque vos contrats comportent des erreurs, vous exposez votre entreprise au risque. Un système fiable de gestion des contrats peut atténuer ce risque en capturant toutes les informations pour vous, tout au long du processus de demande, de rédaction et d’approbation. De cette façon, les équipes peuvent se concentrer sur la génération d’opportunités métier et ne se préoccupent pas d’éventuelles erreurs qui pourraient se traduire par des pertes dans divers domaines (renouvellements de contrats, remises, obligations et livrables).

Pour les services Achats, en particulier dans des secteurs qui dépendent fortement des achats de services tels que les services financiers, l’industrie pharmaceutique/la biotechnologie et la santé, la cohérence et la visibilité des données constituent le meilleur moyen de gérer les risques liés aux tiers. Sans informations précises et vérifiables sur vos fournisseurs, prestataires et autres partenaires, à l’échelle de toutes les fonctions, vous prenez le risque de donner accès à votre entreprise via une porte dérobée.

De plus, avec un processus intégré et automatisé de gestion des contrats, il est plus simple de maximiser la valeur de chaque contrat. De nombreux systèmes automatisés intègrent les fonctionnalités suivantes : suivi de la réalisation, alertes automatisées concernant les expirations, renouvellements et événements clés, workflows post-exécution et outils sophistiqués d’analyse et de reporting. Vous bénéficiez donc de la visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions métier, tout en limitant le risque.

3. La gestion intégrée et automatisée des contrats renforce les relations avec les fournisseurs, partenaires et clients.

De nombreux outils de gestion des contrats vous permettent d’accéder à un large éventail d’options d’audit et de reporting telles que les alertes de conformité des contrats, le suivi d’audit sur le terrain, la création de rapports à la demande, un accès en un clic depuis les rapports vers les dossiers contractuels et une intégration facile aux outils de reporting tiers. Tous ces outils vous donnent les informations dont vous avez besoin pour surveiller et améliorer vos relations avec vos clients, fournisseurs et partenaires.

En contrôlant de façon plus stricte la circulation de l’information entre votre organisation et les entreprises extérieures, vous êtes dans une bien meilleure position pour gérer et suivre les relations, ainsi que leur potentiel de risque et de performance. Vous êtes également mieux à même d’identifier les candidats pour un renouvellement de contrat. Ainsi, vous pouvez créer de nouvelles versions de contrat en temps opportun. Quand il s’agit de partenaires de distribution, la gestion automatisée des contrats vous donne le temps de vous concentrer sur vos ressources et de les gérer, afin de tirer le meilleur profit de vos relations dans ce domaine.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de l’intégration de la gestion des contrats, et notamment de l’automatisation des processus, planifiez une démonstration personnalisée de la Plateforme Cloud Determine.