Comment les solutions de gestion des contrats génèrent-elles de la valeur?

Les équipes achats souhaitent généralement rationaliser leur processus d’appels d’offres ou normaliser les formats de réponse pour faciliter et accélérer l’analyse, tout en améliorant le suivi et l’audit. Malheureusement, de nombreuses entreprises ne pensent pas à la gestion des contrats.

Cet article a été rédigé par Joanna Martinez, conférencière de renom, ancienne CPO et auteure de l’ouvrage « A Guide to Positive Disruption », best-seller sur la plateforme Kindle à 3 reprises. Elle explique comment les solutions de gestion des contrats intégrées aux solutions sourcing, gestion fournisseurs et Procure-to-Pay génèrent de la valeur à l’échelle des organisations.

Les équipes achats souhaitent généralement rationaliser leur processus d’appels d’offres ou normaliser les formats de réponse pour faciliter et accélérer l’analyse, tout en améliorant le suivi et l’audit.

Malheureusement, de nombreuses entreprises ne pensent pas à la gestion des contrats : au premier regard, celle-ci n’offre pas les avantages concrets que les outils e-Achats peuvent générer. Cependant, la gestion des contrats peut offrir des avantages que les DAF et les groupes d’audit internes pourraient apprécier.

Voici comment la gestion des contrats génère de la valeur:

Alertes et rapports automatisés sur l’expiration des contrats et des certifications fournisseurs. Les alertes envoyées avant la reconduction des contrats permettent aux entreprises d’éviter les situations où les fournisseurs leur imposent un nouveau contrat en les menaçant d’interrompre la collaboration, car le contrat existant arrive à expiration. Lorsque la plupart des fournisseurs travaillent on-premise, l’utilisation d’une solution de gestion des contrats pour les certificats d’assurance permet de renforcer la sécurité et de limiter le risque de responsabilité. Par exemple, en définissant l’envoi d’alertes 30 jours avant l’expiration des contrats, les équipes ont suffisamment de temps pour mettre à jour leurs COI.

Prise en compte des conditions de paiement pour les remises sur paiement anticipé et l’amélioration des flux de trésorerie. Lorsque la Direction Financière demande quelles sont les conditions de paiement des fournisseurs, la réponse est généralement : 60 jours, 30 jours ou tout autre délai standard pour votre entreprise. Mais ces délais ne correspondent pas toujours au délai spécifié dans les contrats. Dans un cycle baissier, les conditions de paiement font souvent l’objet de restrictions. En incluant cette métrique dans le résumé du contrat, il est plus facile de déterminer la décision à prendre. De plus, vous n’avez pas besoin de perdre du temps à éplucher vos documents papier.

Visibilité sur les possibilités de rationalisation fournisseur. Vous ne devriez pas avoir à faire appel à 4 fournisseurs différents pour vos fournitures de bureau. En organisant les contrats au sein d’une base de données unifiée, le service achats peut identifier les doublons de fournisseurs et consolider les prestataires pour améliorer la profitabilité.

Gestion des charges facilitée grâce à la visibilité sur les engagements contractuels. Dans l’idéal, votre système ERP global devrait vous permettre d’identifier les charges. Mais en pratique, il suffit généralement de disposer d’un processus de gestion des contrats robuste pour identifier les engagements à long terme de manière satisfaisante.

Facilite le contrôle de la conformité aux politiques de signatures. J’ai souvent constaté des disparités flagrantes entre les signatures apposées aux contrats et les politiques de signature autorisées par la hiérarchie des entreprises. Par exemple, un organisateur d’événements bien intentionné ne disposant pas des droits de signature requis pourrait être tenté de signer le contrat de location pour la salle afin d’accélérer le processus pour son entreprise. Avec les outils de gestion, les contrats qui entrent dans le système sont soumis à un processus d’audit naturel. Les rapports sur les détenteurs ou les signataires des contrats permettent de vérifier que les signatures appartiennent bien aux personnes devant signer les documents. Ce contrôle intervient donc après la signature proprement dite, mais l’existence de cette mesure permet de décourager les professionnels enclins à contourner les procédures en vigueur.

Meilleure préparation aux négociations. Commencez-vous souvent par remuer ciel et terre pour trouver les documents dont vous avez besoin pour négocier vos renouvellements de contrats ? Vous est-il déjà arrivé de devoir contacter le fournisseur pour obtenir les supports nécessaires à votre évaluation ? Ce n’est pas une bonne idée, car vous donnez une mauvaise image à vos partenaires commerciaux. En gardant tous vos documents, avenants, etc. à portée de main, vous pouvez vous préparer plus efficacement. Les outils de gestion des contrats vous permettent d’accéder immédiatement à tous les contrats des départements de votre organisation.

Mais cette approche nécessite une certaine discipline. Vous devez suivre un workflow cohérent et vous assurer que les contrats soient correctement importés et stockés dans le référentiel, en vérifiant notamment que les informations requises pour les recherches soient bien reconnues et balisées. Une fois le système mis en place, votre entreprise bénéficie de tous les avantages que nous venons d’aborder. De son côté, l’équipe achats aura une liste de tâches à faire pour les années suivantes.

© Joanna Martinez, Octobre 2018. Tous droits réservés.

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