La ville des Ulis boucle l'informatisation de ses achats

Après s'être équipée d'un logiciel de gestion des achats et des stocks, la commune teste la carte d'achat auprès de quelques fournisseurs.

La commune des Ulis (Essonne) teste actuellement la carte d’achat auprès de quelques fournisseurs de fournitures et de services. « Il s’agit d’une nouvelle étape d’informatisation de nos achats », explique le directeur du service achats, Franck Desserouer. La Ville avait lancé le chantier en 2004, date à laquelle elle souhaitait acquérir un logiciel de gestion des stocks performant. Les Ulis ont en effet la particularité de stocker l’ensemble des fournitures qui sont livrées dans un magasin général : consommables informatiques, couches de bébé pour les crèches municipales, produits d’entretien des bâtiments, fournitures de bureau, etc. « En rédigeant le cahier des charges, nous nous sommes rendu compte que nous pouvions disposer d’un logiciel unique pour gérer nos stocks et nos approvisionnements, mais également nos achats », résume Franck Desserouer. Le mode d’organisation des achats plaidait lui aussi pour l’adoption de ce type d'outil : très centralisé, le service de 10 personnes est chargé à la fois de la passation des marchés publics, de l’exécution de ces marchés et de passer des bons de commande pour l’ensemble des services de la ville.

Statistiques de consommation

Le progiciel Atal II, édité par Aductis, a été retenu en juin 2004 et déployé au 1er janvier 2005, après des sessions de formation des acheteurs, du responsable du magasin et des magasiniers. Comme le souhaitait la Ville, il offre notamment un module portant sur la gestion des achats et des stocks, depuis l’émission du besoin jusqu’à la livraison et avec un workflow de validation. « Chaque article stocké est codifié, explique le directeur achats. Ainsi, nous connaissons précisément nos stocks et pilotons nos approvisionnements en fonction du volume de besoins. » Le logiciel propose en standard des statistiques de consommation, que le service achats retravaille toutefois sous Excel. Atal II a également été interfacé avec le logiciel de gestion financière de la commune, pour un processus dématérialisé au maximum.