Le service achats doit avoir la visibilité sur les dépenses et les habitudes achats de son entreprise. Il est important qu’il se souvienne qu’il n’améliore pas la visibilité pour son seul intérêt mais bien pour améliorer la compréhension de tous les décideurs de l’organisation.

Visibilité sur les dépenses et les habitudes achats : des bénéfices insoupçonnés pour tous les décideurs

Les directions financières pourraient par exemple changer de perspective et voir au-delà des économies réalisées pour apprécier l’amélioration des processus, ou présenter de nouvelles opportunités à développer au cours de l’année à venir au responsable opérationnel, en mettant de côté le budget requis pour la mise à niveau de l’équipement. Ces exemples ne concernent pas uniquement les collaborateurs de l’entreprise. Par exemple, dans le cadre des relations avec les fournisseurs externes, les unités métier peuvent montrer à leurs partenaires l’évolution des dépenses et des achats de l’organisation, ce qui permet ensuite aux acteurs externes d’ajuster leurs services ou leur inventaire.

Pour le service achats, la concrétisation des opportunités présentées plus haut demande d’approcher la dépense sous un autre angle. Il doit connaître les dépenses et les achats de l’entreprise sur le bout des doigts afin d’être à même d’analyser les dépenses, de valoriser les contrats et de créer des synergies multi-produits intelligentes.

1. Analyser les dépenses

C’est une chose de pouvoir analyser les dépenses et mettre en lumière des informations factuelles (par exemple : « Nous avons dépensé 2,1 millions d’euros en marketing digital auprès de 4 fournisseurs l’année dernière »), mais c’en est une autre de savoir identifier les faits importants et leurs conséquences possibles sur l’organisation. Les dépenses sont-elles en hausse ou en baisse ? Découlent-elles d’un changement de stratégie au sein de l’entreprise ou de facteurs externes ? C’est en interprétant les données que le service achats pourra se faire entendre auprès des dirigeants, dans les cas où l’entreprise ne dispose pas d’un directeur achats.

Mais avant de se lancer dans l’analyse des données de dépenses, le service achats doit se mettre à la place des dirigeants afin de pouvoir anticiper les questionsqu’ils poseront, pour identifier les réponses à donner de manière proactive. Pour commencer, il est utile de rassembler autant d’informations que possible sur les problèmes traités par les responsables au quotidien, notamment en ce qui concerne les stratégies de croissance ou les évolutions notables au sein du secteur. Il suffit d’avoir accès aux dépenses de l’entreprise pour pouvoir identifier des contraintes et les analyser pour faire ressortir les faits, mais seuls les experts achats peuvent interpréter ces informations et leur donner un sens par rapport au contexte de l’entreprise.

2. Valoriser les contrats

Le passage de la gestion papier aux solutions de Gestion des Contrats sur le Cloud n’a pas vraiment transformé la manière dont les entreprises exploitent leurs contrats. C’est dommage, car ces contrats peuvent grandement contribuer à l’amélioration continue de l’organisation lorsqu’ils sont gérés avec attention par des collaborateurs impliqués. Les services achats peuvent donc se baser sur ces documents factuels pour mettre en lumière de nouvelles opportunités qui permettront à l’entreprise de mieux gérer ses ressources et de créer plus de valeur auprès de ses fournisseurs.

Comme dans le cas des dépenses, la première étape consiste à identifier les éléments clés des principaux contrats signés par l’entreprise. Ensuite, il faut aligner les dispositions du contrat sur les opérations de l’entreprise, en surveillant par exemple sa progression par rapport aux objectifs fixés afin d’identifier des possibilités de réductions ou remises potentielles. C’est l’occasion de tirer pleinement profit des niveaux de service et d’assistance proposés par le fournisseur. À l’échéance du contrat, le service achats et l’entreprise dans son ensemble disposeront d’informations détaillées sur le contenu du contrat et son efficacité par rapport aux objectifs fixés. Cela leur permettra d’ajuster les dispositions du contrat suivant.

3. Créer des synergies multi-produits intelligentes

Le service achats peut également gagner en visibilité en créant des synergies multi-produits intelligentes qui lui donneront des informations et des connaissances utiles sur le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le service achats a toujours eu la possibilité d’aller au-delà des simples programmes de sourcing ; mais c’est en exploitant les informations que les opportunités pourront être mises en lumière.

Peut-être qu’au sein de l’entreprise, différentes unités, divisions ou équipes s’intéressent à la même technologie émergente que d’autres qui ont déjà commencé le déploiement. Peut-être qu’un investissement demandé par l’un des dirigeants pourrait être fusionné avec un autre… Selon la taille de l’entreprise, le service achats pourrait même identifier et communiquer de nouvelles idées ou mises à jour contribuant à l’organisation interne. La réussite de ces initiatives repose sur la communication : le service achats ne doit pas rester isolé et se contenter de gérer les dépenses des différentes divisions. Chaque information relevée par les collaborateurs du service doit être pleinement exploitée et partagée en interne pour que ses avantages se répercutent non seulement au sein du service achats, mais aussi dans l’entreprise.

Ce qu’il faut retenir, c’est que la visibilité et les informations sont un travail de longue haleine. Il incombe au service achats de surveiller les informations en permanence tout en identifiant de nouvelles manières de les exploiter.

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