Réforme de la facturation électronique en 2024 : un tournant pour les services achats
Publié par Basware le | Mis à jour le
La réforme sur la facturation électronique dès juillet 2024 représente une opportunité décisive pour les services achats. Entre les gains sur leur processus P2P et une meilleure gestion de la relation fournisseur, la profession détient les clés d'un avenir prometteur.
Une nouvelle ère va bientôt commencer pour les acheteurs ! Avec la mise en place de la future réforme sur la facturation électronique, de nombreuses opportunités vont se présenter pour les acheteurs. Un fossé est présent actuellement entre les achats et la finance en raison d'une approche non homogène sur tout le processus P2P. Avec la réforme de la loi finances en 2024, la donne va changer, comme le souligne Pascal Amilhat, expert en facturation éléctronique chez Basware, « Les technologies ont beau avoir énormément progressé sur le sujet, l'acquisition de factures dans un contexte multicanal reste difficile. Cependant, grâce à la facturation électronique, les données tirées des factures deviendront complètement fiables. Les directions achats peuvent donc avoir accès à des données par fournisseur parfaitement fiables sur ce qui est réellement facturé entraînant une refonte du processus de bout en bout ».
Une gestion de la relation fournisseur améliorée
Encore plus intéressant, les acheteurs vont également mieux gérer la relation fournisseur en s'appuyant sur des dépenses facturées. Le constat d'aujourd'hui est clair : une part très importante de la dépense se fait hors processus classique du bon de commande. Même si les entreprises ont bien structuré leurs achats et leurs processus de passage sur bon de commande, il reste 30% de la dépense qui "passe" par de l'achat sur contrat ou sur proposition signée. Résultat ? Ces dépenses échappent à un processus de bon de commande classique. Exemples avec les locations de voitures, l'achat du gaz, les factures d'électricité, les contrats de maintenance IT, etc. « En travaillant avec un vrai processus P2P de bout en bout, les directeurs achats accèdent à la dépense facturée avec un gain notoire sur leur contrôle puisqu'il maîtrise la dépense réelle. Repenser un processus P2P permet cette amélioration en prenant en compte les difficultés des deux mondes, voire, des 4 mondes : les achats, la comptabilité fournisseurs, les fournisseurs et les utilisateurs finaux. Repenser le processus P2P sur la base de données fiables issues des factures, donne des perspectives positives qui sont très importantes. », confirme Pascal Amilhat.
Un processus P2P complet
En candidatant comme plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)à partir d'avril 2023 pour répondre à la nouvelle réglementation sur le passage à la facturation électronique obligatoire dès 2024, Basware met à disposition une offre de gestion complète du processus P2P, de la création de la demande d'achat jusqu'au paiement de la facture. « La plateforme permet de créer des "catalogues" selon différentes méthodes pour épouser toutes les pratiques actuelles ciblant les acheteurs. Les demandes d'achat fonctionnent comme sur un site marchand : présence d'un catalogue bien structuré, des photos, une fonction de panier d'achat, etc. Quant aux outils d'analyse, ils supervisent l'ensemble du processus pour fournir de précieux KPIs », explique Pascal Amilhat.
Enfin, la demande d'achat est validée dans le cadre d'un flux d'approbation avant de devenir un bon de commande. Grâce à sa technologie, Basware automatise le traitement des factures y compris le rapprochement avec les bons de commande, la gestion des écarts entre quantité et prix, sans oublier le traitement automatique des factures sans commande.
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