D’après une étude réalisée par Spend Matters, les achats devraient analyser les contrats au moment des négociations afin d’augmenter le nombre d’accords fructueux exécutés de manière réussie et de pouvoir anticiper les litiges avant qu’ils n’aient lieu.

Quelle importance les achats devraient-ils accorder à la gestion des contrats?

Une importance considérable. On demande de plus en plus à la fonction achats d’améliorer les relations fournisseurs et de réduire les risques liés à la chaîne d’approvisionnement. D’après une étude réalisée par Spend Matters, les achats devraient analyser les contrats au moment des négociations afin d’augmenter le nombre d’accords fructueux exécutés de manière réussie et de pouvoir anticiper les litiges avant qu’ils n’aient lieu.

Le reporting sur les informations contractuelles est essentiel si l’on veut réduire les risques, assurer la conformité et réaliser des économies. Les contrats et les renseignements qu’ils contiennent sont précieux. Cependant, ils sont souvent sous-utilisés, car il est difficile de structurer les données et d’y avoir accès. Pour tirer le meilleur parti de vos contrats, vous devez être en mesure de gérer les informations qu’ils contiennent, et de les utiliser de manière concrète afin de prendre des décisions pertinentes.

Les outils de gestion des contrats permettent de réaliser une analyse approfondie des données contenues dans tout contrat.

Confronter les informations actuelles aux informations antérieures vous permet de comprendre les événements survenus et leur cause. Estimer la probabilité que ces événements se reproduisent est également essentiel pour gérer efficacement les risques en entreprise.

Il est désormais aisé d’avoir accès aux données des contrats et de créer des rapports d’analyse instructifs. La comparaison de données issues d’une multitude de sources fournit des renseignements précieux qui permettent d’optimiser les accords contractuels et leur exécution. L’analyse des contrats peut également faciliter l’identification des risques et aider à anticiper les litiges possibles ainsi que les éventuelles préoccupations ou contestations juridiques.

Pour autant, toutes les données ne sont pas utiles et les analyses ne se valent pas toutes.

Il est parfois difficile d’identifier les documents et renseignements contractuels pertinents. De plus, classer les documents connexes (modifications, annexes, etc.) dans un lieu unique peut se révéler une tâche accablante. La recherche et l’analyse des données simplifient le suivi des informations, leur étude et leur diffusion judicieuse.
Des reporting réguliers permettent d’améliorer les processus, ce qui aide les organisations à estimer leurs contrats à leur juste valeur. Grâce à des points de comparaison, les utilisateurs peuvent évaluer les effets des nouvelles stratégies. Le fait d’auditer les contrats donne aux organisations les moyens de garantir la conformité vis-à-vis des réglementations, de la politique interne, et de leurs engagements et obligations.

En utilisant un outil de gestion des contrats pour simplifier l’analyse de ces derniers, de nombreuses organisations font de leurs informations contractuelles un puissant levier pour une gestion efficace de leur activité.

Les utilisateurs peuvent suivre toutes les modifications effectuées au cours de la négociation des contrats et tout au long de leur cycle de vie. Les rapports identifient les écarts par rapport aux normes et les incohérences concernant les temps d’exécution, ce qui permet de mettre en lumière les inefficacités ainsi que les points d’amélioration possible. Ces renseignements peuvent également servir à créer une analyse de rentabilité qui sera utile pour décerner les primes de rendement et augmenter les effectifs. Les outils de gestion des contrats sont un vecteur de transparence. Associés à un langage pré-approuvé facile à configurer, à des directives politiques et à des chaînes de validation sécurisées, ils contribuent à assurer la mise en œuvre de dispositions et de pratiques acceptables, ce qui permettra de réduire les risques et d’améliorer les résultats.

Le fait de suivre et de structurer les informations contractuelles constitue la première étape vers une pleine exploitation du potentiel de vos contrats. Si vous les analysez, ces derniers deviendront un outil encore plus précieux d’anticipation des risques et de planification.