eAchats - Les clés de succès d'un déploiement réussi !

Le déploiement d'une solution eAchats passe par plusieurs points clés. L'accompagnement par une AMOA maîtrisant les pratiques métiers et les solutions du marché est un facteur clé de réussite. Aurélien Veillet, directeur associé chez Purchasing Partner partage sa vision de l'enjeu.

" Pour échanger régulièrement avec les éditeurs de solution eAchats du marché, nous constatons malheureusement bien souvent un défaut de cadrage en amont du déploiement de solution " observe notre expert en digitalisation. Si dans 72% des cas, c'est la perspective de réduction des coûts qui motive le projet, d'après l'étude " Tendances et priorités des Départements Achats en 2018 " réalisée pour le CNA, efficacité, rationalisation des process et optimisation des achats sont également des priorités qui concernent tout autant le secteur privé et public. Dans ce contexte, la préparation et le choix de la solution apparaissent cruciaux.

La solution e-Achats idéale : C'est quoi ?

" Il n'existe pas de solution idéale, c'est pourquoi il faut effectuer un travail de fond en amont du projet pour définir les besoins à la fois de manière exhaustive et pragmatique ". En effet, les suites eAchats se caractérisent aujourd'hui par une impressionnante richesse fonctionnelle et par une stabilité rarement contestable. " Elles permettent de répondre à la majorité des besoins, et bien souvent de manière standardisée en limitant les développements spécifiques ". Dans nos démarches d'accompagnement, nous proposons systématiquement d'inclure une démonstration scénarisée des solutions pour disposer d'un premier aperçu de la couverture fonctionnelle et de l'ergonomie.

Préparer le projet : un état d'esprit, une méthode

" Attendre du futur outil qu'il apporte des solutions prédéfinies aux problématiques opérationnelles et définisse des processus est une douce illusion : l'outil porte les processus définis en amont, comme vecteur de partage des nouvelles pratiques à travers la population d'utilisateurs ! " estime Aurélien Veillet. C'est l'occasion idéale de revoir des habitudes et des processus installés parfois depuis plusieurs années pour prendre du recul et réussir à faire converger les pratiques entre différents services, distinguer les processus communs de ceux qui sont réellement spécifiques, et dresser un état des lieux des bonnes pratiques internes et externes. " Cette action de remise à plat des pratiques doit être débutée dès la phase de rédaction du cahier des charges et se poursuivre s'il le faut jusqu'au démarrage du projet " recommande l'expert.

Une nécessité qui impacte encore plus fortement le secteur public, confronté à un besoin de professionnalisation de la fonction lié à la dématérialisation des achats prévu cette année. " C'est une réelle opportunité pour le secteur, affirme l'expert, un levier pour initier des chantiers de transformation, et non une contrainte de simple mise en conformité ". Purchasing Partner propose une offre de diagnostic express des services achats publics en partenariat avec un cabinet d'avocats spécialisé pour la définition des besoins métier et outils.

Démarrage du projet

En termes d'organisation, il est impératif de définir clairement la gouvernance du projet et d'impliquer les futurs utilisateurs dans les groupes de travail. " Nous recommandons néanmoins d'éviter l'écueil de vouloir intégrer à tout prix tout le monde, et de favoriser un mode de fonctionnement avec un groupe de référents restreints mais représentatifs ".

Selon nos nombreux retours d'expérience, " il ne faut pas hésiter à solliciter dès le début du projet une formation du standard de la solution " afin de disposer d'une vision globale des possibilités et limites de l'outil. " Et de réaliser un exercice de gap analysis conjointement avec l'éditeur et l'AMOA, par rapport aux processus cibles préalablement définispour prendre les arbitrages idoines ".

Adopter une démarche test and learn

Au terme de la phase projet, le déploiement d'un pilote s'impose, sur un panel représentatif (nombre de dossiers, montant des marchés, nombre d'utilisateurs). " Nous conseillons de prévoir une phase de " fine tuning " à l'issue de ce pilote, afin d'apporter les dernières adaptations à la configuration, suite aux remontées des utilisateurs du pilote. Attention néanmoins, il ne s'agit pas ici de refaire la conception mais bien d'apporter quelques retouches sur le paramétrage réalisé ".

Enfin, après un tel cheminement, il faut s'assurer que les utilisateurs adoptent le nouvel outil. " Il serait regrettable d'avoir investi autant de temps et de ressources pour ne pas sécuriser le déploiement auprès des utilisateurs finaux ! Les formations et l'accompagnement aux utilisateurs garantiront une maitrise totale des fonctionnalités " conclut Aurélien Veillet.