La collaboration achats / finance peine à se généraliser

Un processus Procure-to-Pay optimisé implique un décloisonnement des services et des liens de fonctionnement étroits entre la direction financière et celle des achats. Si la plupart des acteurs en entreprise en sont convaincus, les faits semblent témoigner de réticences sur ce sujet.

67 % des décideurs en entreprise ont compris l'importance de faire tomber les silos et de faire collaborer davantage les achats et la finance. C'est ce que révèle une récente étude publiée par le spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses Proactis, à l'occasion d'une conférence sur ce sujet au Salon Solutions qui vient de fermer ses portes à Paris.

Pourtant, la mise en oeuvre d'une mutation allant dans ce sens reste complexe. Dans 46 % des cas, la collaboration entre leur direction financière et les responsables achats est jugée insuffisante. 51 % des décideurs achats confient que le directeur financier les soutient dans la mise en place d'un système d'information dédié. 57 % affirment même qu'ils ne perçoivent pas les bénéfices tirés des contrats et accords négociés.

Olivier Jung, directeur commercial de Proactis Europe, remarque que le processus Procure-to-Pay souffre de façon générale d'une vision trop segmentée : "on constate souvent dans les approches P2P une vision focalisée sur la gestion des paiements et des factures, en aval du processus. La gestion de la demande d'achat, des approbations et des commandes ne doit pas en être décorrélée. Si cette phase en amont n'est pas optimisée, il n'est pas possible d'aboutir à un projet complet et efficace de dématérialisation."

Les données fournisseurs sont elles aussi insuffisamment maîtrisées, puisqu'on relève dans l'étude que seuls 39 % des personnes interrogées s'estiment satisfaits de la connaissance, de l'évaluation et du suivi des fournisseurs. "C'est pourtant la clé de relations fournisseurs réellement optimisées et adaptées aux enjeux des achats et de la finance", assure Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis.

Des atouts gagnants - gagnants

Les bénéfices d'une approche Procure-to-Pay dématérialisée de bout en bout et décloisonnée se situent à plusieurs niveaux. En matière d'acquisition de factures, elle tient compte de tous les types de fournisseurs et toutes sortes de contexte (facturation intégrée, par le biais d'un portail, via des systèmes de type OCR / Scan...). Une étape qui nécessite d'impliquer les achats pour la contractualisation et la définition de la stratégie de déploiement.

La base de données fournisseurs doit par ailleurs être partagée par les achats et la finance car il ne s'agit pas de passer commande auprès d'un fournisseur qui n'a pas été approuvé préalablement par la comptabilité. La chaîne de création et d'approbation des fournisseurs constitue donc aussi un point pour lequel le rapprochement Achats - Finance est indispensable. On peut alors parler d'une véritable supply chain finance qui englobe l'ensemble des processus finance et achats.

Sur le plan de l'intégration de l'outil comptable, les factures sont envoyées automatiquement vers le système financier, ce qui transforme la comptabilité fournisseurs en entité génératrice de revenus. Des optimisations qui conduisent Olivier Jung à employer l'expression de "relations fournisseurs augmentées."