Les nouvelles technologies au service de l'accueil

Tablettes, applications full web, logiciels de reporting, bornes interactives : les nouvelles technologies ont investi les métiers de l'accueil. De quoi donner une nouvelle dimension à la profession et démultiplier les possibilités de traitement de l'information.

Au bureau, dans les foyers, les universités : les tablettes font désormais partie de la vie quotidienne. Depuis quelques années, elles ont aussi fait irruption dans tous les lieux voués à accueillir du public. Entreprises, musées, gares, institutions, salons, animations en hypermarchés... elles sont devenues des supports indispensables aux métiers de l'accueil, appelés à considérer cette nouvelle dimension. Le groupe Pénélope, spécialiste de l'accueil, de l'événementiel et de l'animation commerciale, a anticipé cette mutation technologique à l'oeuvre en l'intégrant au coeur de son activité. " Ces évolutions répondent à des enjeux essentiels de traçabilité, d'accès à l'information et de productivité, indique Christophe Garinet, Directeur des Opérations de Pénélope. Les applicatifs que nous avons développés permettent de gagner en efficacité et en réactivité, notamment en termes de gestion des visiteurs ".

Un salon ? Désormais les hôtes et hôtesses savent d'un clic que tel visiteur est arrivé, sans avoir à en chercher la trace sur leur listing. " Grâce à notre application sur tablette, un produit full web mis à la disposition de nos clients, nous disposons d'un outil complètement indépendant, qui permet de s'adapter à leurs besoins, sans connexion avec leur propre système d'information ", précise Didier Pawlak, Directeur des Systèmes d'Information du groupe Pénélope.

Réservation de salles de réunion, traçabilité des colis reçus, enregistrement des visiteurs en temps réel, nombre de visiteurs par plage horaire ou par jour, pics de visites... les déclinaisons possibles sont sans limite. " Grâce à notre outil en full web, e-pack®, nos hôtes et hôtesses ont à leur disposition tous les outils de gestion nécessaires pour leur activité ", note Christophe Garinet. Des outils apportés clé en main qui permettent de disposer d'un reporting exhaustif. " Non seulement l'e-pack® permet de s'adapter aux attentes du client, ajoute Christophe Garinet, mais il offre un reporting personnalisé, avec une visibilité en temps réel. Les dernières données saisies sont immédiatement intégrées et accessibles ". Une valeur ajoutée qui s'inscrit aussi dans une logique très actuelle : le zéro papier et la dématérialisation. " Désormais, avec ces outils, c'en est fini du papier à compiler ou des registres à consulter ", se félicite Christophe Garinet.

Consultables directement par le client, des applications permettent aussi, pour les opérations d'animation commerciale de visualiser le planning des animateurs, et surtout, de disposer de données clés en temps réel. " Nous avons élaboré beaucoup d'applicatifs pour partager l'information avec les clients ", indique Christophe Garinet. Avec en prime, la possibilité d'injecter des données personnalisées pour chacun : " Soucieux de la sécurité de leur système, les clients bénéficient ainsi d'un logiciel performant, adapté à leurs besoins ", relève Didier Pawlak.

Et ce n'est pas tout. Pour optimiser le déroulement d'une prestation, Pénélope met aussi en place des sites de partage d'information. " Livret de consignes, rapports qualité, compte-rendu de réunion : un site de partage offre au pilote d'un projet, une visibilité complète sur l'ensemble de l'opération, chaque collaborateur ayant par ailleurs accès à ses propres données ", indique le Directeur des Opérations de Pénélope. Autre outil intéressant : les bornes interactives. Véritable complément aux métiers de l'accueil, elles permettent de délivrer des informations aux visiteurs : " Une manière d'optimiser leur flux ", indique Didier Pawlak. Et, un procédé particulièrement adapté aux institutions ou aux grandes entreprises qui accueillent des visiteurs en masse.

Autant d'outils qui transforment les métiers de l'accueil et nécessitent de former les collaborateurs à leur maniement. " Aujourd'hui, une hôtesse n'est plus nécessairement statique derrière son desk, conclut Christophe Garinet. Démonstration des services et des produits d'une entreprise dans un centre commercial, propositions d'adhésion à un programme de fidélité : elle peut accompagner un visiteur plus agréablement, sans être coupée de ses outils. Les nouvelles technologies permettent de proposer des solutions innovantes pour que l'accueil soit plus dynamique. Le métier est en pleine mutation ". Cet accueil dynamique est mis en place, notamment au siège de la SNCF à Saint-Denis : équipés de tablettes et d'oreillettes Bluetooth, les hôtes et hôtesses vont désormais à la rencontre des visiteurs, les accompagnent dans les espaces d'exposition, les renseignent de manière dynamique, ... tout cela en ayant en permanence accès à toutes les ressources nécessaires.