[Avis d'expert] Commerce de gros : les freins culturels de la dématérialisation

Même si la loi favorise la dématérialisation de tous types de documents, beaucoup d'entreprises vont d'instinct rematérialiser des documents qu'elles jugent critique par crainte d'une perte ou d'un litige avec un client, un fournisseur ou auprès de l'administration fiscale...

Malgré un contexte réglementaire favorable, la dématérialisation est encore à la traîne dans le secteur du commerce de gros. Si les entreprises françaises de tout type accusent toujours un retard majeur en raison d'une culture du papier résistante, d'autres freins culturels subsistent et complexifient les processus de dématérialisation... pourtant indispensables à leur transition digitale.

Une culture du papier résistante

Les processus de dématérialisation se heurtent encore dans le commerce de gros à une culture du papier encore vivace. Les factures imprimées, rangées avec soin dans des chemises cartonnées meublent les bureaux des directions administratives, fiscales, juridiques de ces entreprises. Pour ces entités, la dématérialisation va difficilement de soi. Car le papier reste farouchement associé à des imaginaires de sécurité et de confiance, là où le numérique au contraire demeure encore suspect pour elles.

Cette résistance du papier va jusqu'à réaliser des opérations inverses de rematérialisation. En effet, même si la loi favorise la dématérialisation de tous types de documents, beaucoup d'entreprises vont d'instinct rematérialiser des documents qu'elles jugent critique par crainte d'une perte ou d'un litige avec un client, un fournisseur ou auprès de l'administration fiscale.

L'implication des équipes

Il existe aussi de nombreux freins en interne qui ralentissent les processus de dématérialisation. Les managers n'impliquent pas assez les équipes au quotidien sur le sujet en terme d'amélioration des processus, d'efficacité, de traçabilité des factures et des transactions commerciales, alors même qu'elles sont submergées par la pénibilité du traitement papier.

Chez les collaborateurs, il existe également une crainte d'être remplacé par les solutions digitales et de ne plus trouver sa place au sein de l'organisation. Il est crucial de rassurer, d'accompagner et de donner du sens à cette dématérialisation en expliquant que le métier évolue vers des tâches plus valorisantes comme le recouvrement, l'équilibre de la trésorerie, l'analyse ou la traçabilité des documents en délaissant les tâches redondantes qui sont la source de bien d'erreurs de saisie. Elles sont également un facteur de démotivation.

Le volontarisme des dirigeants

En matière de dématérialisation, il n'y a pas de profil types d'entreprises (PME, TPE, grands groupes) qui dématérialisent plus aisément que d'autres. Il y a surtout des profils de dirigeants plus volontaristes que d'autres et qui optent pour des solutions technologiques afin de répondre aux différents enjeux de leur organisation.

Néanmoins, encore trop de dirigeants sont psychologiquement paralysés par des coûts qu'ils imaginent exorbitants. C'est pourtant une idée reçue. Les coûts des solutions de dématérialisation sont relativement faibles. D'autres sont aussi réfractaires à toute forme de changement. Pour eux, seule la réglementation leur impose de changer de cap par crainte de sanction.

Pour le commerce de gros, les obstacles à la dématérialisation des documents sont nombreux. D'où la nécessité du secteur de s'adapter aux différentes mutations de son écosystème en place ainsi qu'aux exigences de leurs partenaires commerciaux. Car clients et fournisseurs ont déjà modernisé leurs métiers et leurs process. Dans un contexte où les marges sont de plus en plus compétitives, la dématérialisation apparaît comme un vrai levier. Elle gagne sur tous les terrains : coûts de traitement des factures entrantes, des factures sortantes, fluidification de la trésorerie.