Adoption des outils par les utilisateurs : clé de voûte d'une digitalisation efficiente !

Pour relever le défi de l'adoption des logiciels e-Achats, il est fondamental de (re) placer l'humain au coeur de la transformation. La clé ? L'expérience utilisateur (UX), aujourd'hui indispensable pour une digitalisation performante de la fonction Achats.

Regards croisés de nos experts e-Achats, Aurélien VEILLET du cabinet Purchasing Partner spécialiste AMO de la transformation digitale et Pierre LEROUX, CEO de Lemon Learning et expert en adoption digitale.

Les outils digitaux au service des utilisateurs, et non l'inverse

"Comme nous l'avions déjà relayé dans un article précédent, nous constatons toujours le même écueil lors du déploiement d'un projet e-Achats" déclare Aurélien Veillet (Purchasing Partner), "un manque d'investissement en termes de conduite du changement auprès des utilisateurs finaux avec une stratégie bien souvent inadaptée". 200 utilisateurs à former en présentiel sur 3 jours, cela représente 600 jours/ hommes : quelle perte de productivité pour l'entreprise ! Pour Pierre Leroux (Lemon Learning), les entreprises ne peuvent plus reléguer l'UX au second plan : "28% des logiciels d'entreprise sont inutilisés et les outils e-Achats n'y font pas exception."

"Notre conviction est simple : les outils sont au service des utilisateurs et non l'inverse, encore plus lorsque nous parlons d'Achats augmentés" poursuit notre expert AMO. Il est invraisemblable qu'en 2020 on envisage encore de former des utilisateurs sur plusieurs jours ou de produire un guide utilisateur de 300 pages. Pierre Leroux d'ajouter : "Les guides interactifs offrent une alternative plus simple à mettre en oeuvre que le présentiel mais plus efficace que le e-learning, grâce à des contenus agiles qui s'adaptent aux mises à jour régulières des solutions". Pour nos deux experts, la stratégie de montée en compétence digitale des collaborateurs doit s'insérer dans le plan de déploiement et être pensée pour toute la phase d'usage de la solution.

Un accompagnement en temps réel et en autonomie des utilisateurs

Si les acheteurs sont conscients de l'intérêt de leurs outils digitaux, ils attendent néanmoins d'être autonomes et mieux informés sur l'usage. "Les solutions e-Achats sont critiques sans être des outils du quotidien pour le collaborateur ou les autres parties prenantes." déclare Pierre Leroux. Elles n'ont d'ailleurs parfois pas le temps (l'envie ?) de suivre une formation poussée.

La clé ? Accompagner les utilisateurs en temps réel pour une meilleure autonomie. Les solutions d'adoption digitale aident les utilisateurs (internes ou externes) à mieux s'approprier les outils digitaux via un mode de formation ludique, interactif, intégré à leur outil. Pierre Leroux explique : "Nous aidons nos clients à améliorer les données saisies, encourager les bons usages et automatiser l'onboarding des fournisseurs pour améliorer la qualité des données." Les bénéfices sont nombreux : amélioration de l'UX, réduction des demandes d'assistance, baisse des coûts de formation et de support.

De l'intérêt d'une solution moderne de conduite du changement

La période que nous venons de traverser le met davantage en exergue : la mobilité et le travail à distance vont s'inscrire durablement dans notre paysage professionnel.

Pour s'adapter à ce nouveau paradigme, le leader français des solutions d'adoption digitale Lemon Learning propose un accompagnement sur mesure des utilisateurs depuis les outils pour une conduite du changement innovante et une meilleure expérience du digital. Disponible pour tous les logiciels web et rapidement déployable après une phase de design assurée par Purchasing Partner, la solution apparaît comme un exhausteur de performance.

L'UX est un vecteur d'adoption et donc de transformation digitale de l'entreprise. Un projet e-Achats, c'est du temps et de l'argent : consacrer plusieurs mois à la phase projet et investir plusieurs centaines de K€ pour l'acquisition d'un logiciel sans anticiper les phases de déploiement et de maintien en compétence des collaborateurs est une aberration. Et quand bien même les éditeurs e-Achats commencent à inclure des approches similaires dans leur solution, celles-ci reposent encore sur l'ultra standard. Les solutions d'adoption digitale dédiées permettent d'améliorer l'UX durablement grâce à un accompagnement sur-mesure facile à déployer.

COMMUNIQUÉ

Purchasing Partner et Lemon Learning ont établi un partenariat pour proposer aux entreprises leurs expertises réciproques via une offre sur-mesure adaptée aux problématiques de la fonction Achats.