Si certains fournisseurs de solutions veillent à ces besoins de façon séparée, il est évident que la convergence de la fonctionnalité et des processus pour la gestion de la conformité et des risques nécessite à l’heure actuelle une approche multidisciplinaire.

En matière de logiciels, on a souvent tendance à considérer les cas d’utilisation de façon isolée (ou horizontalement, si vous préférez): procurement, sourcing, gestion fournisseurs et gestion des contrats…

De l’entreprise en silos à l’entreprise en réseaux…L’exemple de Microsoft Office et Google

Rappelez-vous vos débuts avec Microsoft Office. Word servait à créer des documents, PowerPoint des présentations et Excel des feuilles de calcul, tandis qu’Outlook servait aux e-mails et aux calendriers.

Mais aujourd’hui, les interactions entre toutes ces activités métier ont brouillé les frontières entre la finalité d’une solution et son utilisation. Par exemple, la création de modèles de document avec PowerPoint ou l’utilisation d’Excel en tant que base de données impliquent aujourd’hui des efforts collaboratifs en ligne, associant documents, processus et activités. Souvenez-vous de la révolution opérée par Google avec le lancement de Gmail, Google Drive, Agenda et toutes les autres applications liées.

Dans la même veine, la gestion fournisseurs et gestion des contrats de manière isolée a provoqué l’apparition de silos entre ces différentes activités

À titre d’exemple, la gestion des contrats reposait sur des logiciels servant à gérer des contrats, et seulement les contrats. Le sourcing était destiné à gérer des événements de sourcing, la gestion fournisseurs visait à gérer les informations fournisseur, les logiciels achats servaient pour les achats et la gestion des catalogues et les logiciels de facturation permettaient de créer des factures et de gérer les paiements.

Les décisions liées au choix de fournisseurs et au sourcing sont souvent prises de façon isolée et/ou dans des silos, ce qui entraîne des efforts inutiles, une augmentation des coûts et une mise en danger de la relation avec le fournisseur.

Les contrats ne reflètent pas forcément les critères en matière de sourcing et de fournisseurs, compte tenu des différences entre les deux systèmes, qui reposent sur des processus gérés par leur propriétaire respectif.

La séparation entre la création de contrats fournisseur et le référencement fournisseur se traduit par un manque de visibilité globale sur la relation et les validations nécessaires pour gérer les deux processus (par exemple, validation d’un fournisseur avant de créer un contrat).

La concrétisation d’une relation fournisseur par le biais d’un contrat transmis à un propriétaire de contrat n’est ni cohérente ni efficace, puisque le contrôle des workflows n’est pas suffisant pour gérer le processus. La performance et les risques fournisseur ne sont pas gérés efficacement par l’entreprise, étant donné qu’il n’est pas rare d’avoir plus de 1 500 données associées pour une entité tierce.

Des systèmes séparés sont utilisés pour stocker les informations fournisseur, les données de contrat, les performances fournisseur et les informations liées aux dépenses. D’ailleurs, il est fréquent qu’il y ait au sein d’une entreprise cinq systèmes différents.

Compte tenu de l’incapacité à suivre efficacement les performances contractuelles, la gestion des obligations post-contrat est souvent méconnue ou sous-estimée et n’est pas reliée aux profils fournisseur ou aux efforts de performance des fournisseurs.

Si certains fournisseurs de solutions veillent à ces besoins de façon séparée, il est évident que la convergence de la fonctionnalité et des processus pour la gestion de la conformité et des risques nécessite à l’heure actuelle une approche multidisciplinaire.
Cette convergence est en grande partie liée aux divers acteurs impliqués dans les processus relatifs aux fournisseurs et aux contrats, qui viennent de divers domaines: gestion fournisseurs, service juridique, achats, comptabilité, divisions, supply chain, etc.

Ainsi, il est essentiel pour optimiser la gestion fournisseurs et gestion des contrats de pouvoir centraliser ces efforts.

Pour commencer, l’idéal est d’utiliser une approche « Plateforme » avec une base de données de référence unique qui gère ces relations sous trois angles différents :

Gestion des documents — Utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents et réduire la consommation de papier dans le cadre de workflows complexes, ce système permet en outre de conserver l’historique des différentes versions et modifications générées par les différents utilisateurs (suivi historique).

Gestion des métadonnées — Surveillant les données associées aux actifs de données, ce système garantit que les informations soient intégrables, accessibles, partageables, liées, analysables et mises à jour pour générer le meilleur impact possible sur l’organisation.

Gestion des données de référence — Cette discipline technologique repose sur la collaboration des acteurs métier et IT pour garantir la conformité, la précision, la gouvernance, la cohérence sémantique et la responsabilité sur l’ensemble des données de référence partagées de l’entreprise.

En gérant ces différents processus fonctionnels dans un seul système ou une seule Plateforme, les organisations facilitent la transition, par exemple, du référencement fournisseur à la gestion des contrats, puis à la gestion des transactions.

Cela permet d’améliorer l’accès aux informations, qui permet en retour de mieux:

sélectionner les fournisseurs selon les différents rôles fonctionnels, pour réduire les risques et optimiser la gestion du service/contrat/fournisseur;

créer, grâce à des mécanismes de création de contrat reposant sur des exigences acheteur-fournisseur spécifiques, des contrats solides avec un champ d’application bien défini, des activités, des performances, des métriques et des conditions plus claires, qui sont préférables à des modèles de formulaires standard;

améliorer les plans de performance de contrats établis et passer formellement du sourcing au propriétaire du contrat, puis aux achats et aux écritures comptables avec un meilleur workflow;

et unifier les différents aspects de la gestion des contrats, des risques fournisseur et des performances, pour qu’ils soient plus accessibles aux utilisateurs métier.

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