[Avis d'expert] Maîtrise des délais de paiement : analyser les données pour agir efficacement

Les pénalités pour non-respect des délais de paiement sont de plus en plus fréquentes et de plus en plus élevées. Et pourtant, toute l'information nécessaire à l'évaluation et la prévention de ce risque est à la portée de l'analyse de vos données comptables.

Entre le 1er janvier 2019 et le 15 mai 2019, 76 amendes ont été publiées par la DGCCRF pour non-respect des délais de paiement, pour un montant global de plus de 7 M€. Ces derniers jours, nous avons vu arriver les trois premières amendes dépassant l'ancien seuil de 375 k€, pour des montants allant de 450 k€ à 670 k€. Le 6 mai dernier, quatre acteurs d'un même secteur d'activité (la presse) ont vu leurs condamnations publiées le même jour, ce qui est un signe du caractère désormais systématique de ces contrôles.

Tolérance zéro à l'égard des retardataires

Est-ce que les entreprises cherchent à se constituer de la trésorerie en retardant ses paiements ?

Certes, cela existe, mais comme l'a précisé récemment Agnès Pannier-Runacher, secrétaire d'État auprès du ministre de l'Économie et des Finances "Souvent, ce ne sont pas les dirigeants qui sont responsables, c'est simplement de la négligence au sein de l'entreprise". Pour preuve de cela, certaines entreprises ont été pénalisées majoritairement sur des retards de paiements intra-groupes !

Donc si l'on se place dans un contexte de non-respect involontaire des délais, comment faire pour les mesurer, les analyser et les réduire ? Il existe bien certaines fonctions du logiciel comptable qui permettent de sortir l'état des créances fournisseurs ou la balance âgée, mais cela reste insuffisant à l'analyse des causes des délais, et à la détermination des actions à mettre en oeuvre.

Par exemple, le calcul du délai moyen de règlement global peut être très trompeur : ce n'est pas la moyenne globale de délai de paiement qui intéresse la DGCCRF, c'est la durée moyenne et le poids financier des seuls retards de paiement.

Payer plus vite certains fournisseurs ne vous donne pas crédit pour en payer plus tard d'autres, et le délai moyen de paiement ne reflète pas du tout cela.

Les datas ciblent et anticipent les irrégularités

Alors que faire ? Toute l'information nécessaire est pourtant là, à portée de main, déjà disponible dans les systèmes d'information comptables et achats de toute entreprise ! Cette information n'attend que d'être traitée efficacement, c'est-à-dire finement, sans que cela ne coûte déraisonnablement cher. Pour cela les techniques d'analyse de données et de data visualisation actuelles sont particulièrement efficaces.

Il est aujourd'hui simple pour des spécialistes de collecter les données comptables et d'achat, de les passer au tamis d'algorithme d'analyse, puis d'observer l'évolution tout au long de l'année des situations de retard de paiement constaté ou à venir, que ce soit par filiale, par service, par fournisseur, par nature d'achat... Vous disposez ainsi d'un véritable tableau de bord dynamique de vos situations à risques.

L'utilisation de ces analyses permet de "profiler" les situations que l'on peut avoir à traiter et d'en déduire les actions à mettre en oeuvre, comme par exemple :

1. Documenter le désaccord avec un fournisseur pour sortir certaines factures du périmètre d'un contrôle.
2. Constater une défaillance dans le processus d'achat d'un des services de l'entreprise.Conseiller à une filiale de s'inspirer des bonnes pratiques d'autres filiales.
3. Prévenir certains fournisseurs que leurs factures reçues bien après leur date officielle ne sont pas acceptables en l'état, même si la prestation a été réalisée dans les temps etc...

En effet, outre la réduction du risque de pénalité, il est très probable que ce passage aux rayons X ait des effets positifs insoupçonnés, qu'ils soient en termes de trésorerie, en termes d'organisation des achats, ou en termes de renforcement de votre contrôle interne. Il y a donc un véritable potentiel de retour sur investissement, à condition de ne pas attendre qu'il soit trop tard.

Un outil à forte valeur ajoutée

Si le renforcement des contrôles poussent donc naturellement à analyser finement ces délais de paiement sans attendre que l'administration ne le fasse à votre place, cela ne doit pas être le seul moteur pour réaliser ces analyses approfondies.