Restitution : reprendre le contrôle de son TCO

Malgré le succès croissant de la location longue durée, la phase de restitution des véhicules en fin de contrat est une ombre au tableau. Première précaution à prendre dès la signature d'un contrat de location : s'assurer qu'il comporte bien la grille de vétusté. Un tel oubli, même s'il est rare, peut être lourd de conséquences : impossible de rendre le véhicule autrement qu'en le remettant à neuf. La grille de vétusté devra être lue attentivement pour estimer l'intérêt ou pas d'effectuer des réparations sur un véhicule avant sa restitution. L'enjeu est de déterminer s'il est préférable de supporter des frais de restitution ou de faire jouer son assurance. "L'entreprise peut demander à ses collaborateurs de ne pas déclarer de petits sinistres, ce qui lui coûtera parfois moins cher que de faire réparer en fin de contrat", note Gérard de Chalonge, directeur commercial et marketing d'Athlon France. Le coefficient de vétusté qui s'applique sur le montant des frais de remise en état peut atteindre 30 % pour les durées de détention les plus longues. Illustration avec un véhicule rendu après quatre ans de location, dont les petits dégâts se chiffrent à 1 000 euros.

Le loueur applique une vétusté de 300 euros puis une franchise, prévue au contrat, de 250 euros. En définitive, le montant réclamé à l'entreprise sera de 450 euros. Pour maîtriser ce calcul et en tirer parti, le gestionnaire de flotte devra maîtriser les modalités de comptabilisation des dommages. Une tâche facilitée par des guides, souvent illustrés de photos, que les loueurs mettent à disposition.

Des manquements facturables ou pas

"Le guide "Restitution Athlon" que nous remettons à nos clients leur permet de savoir ce qui est toléré ou facturable. Par exemple, nous tolérons jusqu'à trois petites rayures par élément de carrosserie mais la quatrième sera facturée", explique Gérard de Chalonge. La tâche est rendue plus facile par le guide de l'état standard de restitution réalisé par Sesam lld auquel se réfèrent désormais les loueurs. Malgré cette simplification, l'entreprise a tout intérêt à vérifier si son contrat ne prévoit pas des conditions propres à son loueur. "En général, les pneumatiques sont facturés à partir d'une usure supérieure à 50 % mais certains contrats se fient à la valeur minimale légale de 1,6 mm", avertit Stéphane Couillard, superviseur VL chez Fatec group. Un autre moyen de maîtriser les frais de restitution consiste à vérifier qu'aucun accessoire, équipement ou document n'a été retiré du véhicule. Exemple avec les pneus hiver : s'ils sont prévus au contrat, ils devront être rendus, le cas échéant avec leurs jantes et leurs écrous.

Dans le cas où l'entreprise a choisi de faire poser elle-même des pneus hiver, elle devra les retirer avant la restitution pour les remplacer par ceux livrés avec la voiture. A noter que rien n'interdit d'économiser en rachetant des pneus d'une gamme inférieure, le contrat ne précisant pas la marque du manufacturier mais seulement les caractéristiques techniques. Autre source de coûts cachés : les accessoires ou documents manquants. "Lors d'une inspection, nous contrôlons systématiquement la présence des "amovibles" : carte grise, double des clés, carnet de bord et d'entretien... Selon les clients, il manque parfois des éléments tels que des extincteurs, des kits anti-crevaison voire des câbles de recharge dans le cas des véhicules électriques", constate Sandie Boituzat, directrice des activités field services de SGS Automotive services, un des leaders de l'inspection.