Facture électronique : l'impact de la réforme sur la relation fournisseurs

Les achats occupent une fonction stratégique au sein de l'entreprise notamment en sélectionnant les fournisseurs, produits ou services les plus adaptés et aux meilleurs tarifs. Ce faisant, ils participent à la relation fournisseurs ; une relation impactée par la réforme de la facture électronique.

Aujourd'hui la relation fournisseurs occupe une place prépondérante dans l'entreprise, incarnant une dimension à la fois commerciale et financière matérialisée par la facture. Celle-ci est synonyme de référencement fournisseurs, de due diligence et représente parfois d'importants volumes à traiter. Les services achats et comptabilité fournisseurs sont confrontés à des tâches souvent fastidieuses, sources d'erreurs ainsi qu'à des circuits de validation et de mise au paiement souvent longs et cibles de tentatives de fraudes.

De plus, l'entreprise qui ne règle pas ses factures dans les temps s'expose à de multiples risques : financiers (pénalités de retard), légaux (contentieux), opérationnels (défaillance logistique / planning mettant à risque la production), voire même réputationnels et, côté fournisseurs, les retards de paiement sont trop souvent à l'origine de faillites.

Optimiser la gestion de la facture fournisseur apparait dès lors essentiel, notamment dans l'optique de maintenir une relation fournisseur optimale.

Un passage à la facture électronique obligatoire

La Loi de Finances rectificative pour 2022 prévoit qu'à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures de leurs fournisseurs au format électronique et, concernant l'obligation d'émission des factures électronique, le calendrier de déploiement suit un échéancier qui court du 1er juillet 2024 au 1^er janvier 2026 selon la taille de l'entreprise.

La mise en pratique de cette réforme se traduit par une obligation de dématérialisation des factures et la transmission de leurs données à l'administration sous format structuré. Un projet qui nécessite l'adoption d'une solution de dématérialisation et qui représente une véritable transformation d'entreprise impactant les équipes internes, les acteurs tiers (partenaires ou prestataires) mais aussi les clients et les fournisseurs de l'entreprise.

Malgré les apparences, cette obligation est une bonne nouvelle puisqu'elle permet de faire « d'une pierre deux coups » en permettant, au passage de cette mise en conformité, de digitaliser et d'optimiser les processus procure to pay de l'entreprise (de la demande d'achat au règlement de la facture) avec à la clé de nombreux bénéfices.

De nombreux bénéfices issus de cette dématérialisation forcée

Ce passage à la facture électronique est synonyme d'une accélération et simplification des traitements, d'une réduction des coûts et d'une meilleure traçabilité comptable. En effet, l'automatisation des processus et la digitalisation des workflows fiabilisent les données et raccourcissent les délais de traitement tout en réduisant les risques de fraudes aux fournisseurs ; résultat la comptabilité fournisseurs s'en retrouve grandement optimisée.

Pour vos fournisseurs, la dématérialisation des échanges (transmission et consultation des factures via un portail fournisseurs, ou via échange automatisé de données entre SI) simplifie l'accès à l'information (statut de la facture, messagerie, MAJ des documents KYS) ... pratique et rassurant.

Les éventuels erreurs, blocages ou rejets peuvent être détectés plus facilement et les échanges sont plus fluides, permettant d'aboutir à une réduction et une résolution plus rapide des litiges.

En fin de compte la dématérialisation de la facture fournisseur permet un gain de productivité tout en améliorant la relation fournisseurs pour autant elle apporte son lot de changements, notamment dans les modes d'échanges. Pour rappel, l'adoption d'une solution de dématérialisation doit tout d'abord apporter un moyen aux fournisseurs émettant des factures électroniques de vous les transmettre. Qu'il s'agisse de vous les envoyer par e-mail, EDI, ou de les déposer sur un portail, il s'agit de changements qu'il faut annoncer et expliquer. En effet, l'adhésion de vos fournisseurs à ces nouveautés est essentielle pour la réussite de votre projet !

L'importance d'une communication réfléchie

Certains fournisseurs manquent de connaissances sur les enjeux de la facture électronique. Aussi les changements que vous allez leur imposer peuvent devenir source d'anxiété (peur du changement, crainte d'investissements en temps ou argent). Il convient donc de les informer du contexte réglementaire et de les notifier des transformations que votre entreprise est contrainte de réaliser ainsi que des impacts que cela va représenter pour eux.

A ce titre, il faut prévoir une communication qui se doit d'être réfléchie (interlocuteurs, contenus, canaux, formats, créas) et séquencée au sein d'un plan de communication (calendrier, une ou plusieurs vagues, relances) ... Faite la promotion de ce que mise en place de la solution va leur apporter (gratuité, fiabilité, suivi des statuts, délais de règlement réduits...). Démultipliez les canaux et formats (courriers, guides, formations, webinaires, FAQ) et prévoyiez un support fournisseurs formé et sachant faire face à la gestion d'incidents.

Recueillez leurs questions, montrez-vous sensible à leurs interrogations... une communication à double sens est clé pour s'assurer d'une bonne adhésion et maximiser les chances de réussite de votre projet de facturation électronique.

En conclusion

L'arrivée de la facture électronique est l'opportunité de digitaliser et d'automatiser les processus financiers et de gagner ainsi en rapidité, fiabilité, suivi et productivité.

Les solutions de dématérialisation de factures s'accompagnent d'outils qui permettent d'améliorer la relation que l'entreprise entretien avec ses fournisseurs. Certaines solutions telles que DIGITAL INVOICE by Tessi vont même encore plus loin en proposant des services à valeur ajoutée venant compléter ces outils : accompagnement à l'enrôlement, élaboration de campagnes de référencement, de due diligence KYS et de remédiation, et même une méthodologie pour optimiser vos référentiels.

Finalement l'arrivée de la facture électronique c'est autant d'impacts positives sur la relation fournisseurs, valant d'être promues au travers d'une communication réfléchie.