Comment optimiser votre budget d'équipement

L'équipement du bureau, qu'il s'agisse de mobilier ou des petites fournitures, peut représenter un budget non négligeable même s'il ne constitue pas le poste le plus important de dépenses pour l'entreprise. Decryptage avec Vincent Labbez, Directeur Marketing Contract pour Office Depot

Lorsqu'il est question de maîtrise budgétaire, deux leviers immédiats peuvent être envisagés : Réduire les quantités en demandant aux collaborateurs de faire des efforts au quotidien ou bien opter pour des fournitures et des équipements de qualité inférieure pour réduire mécaniquement la facture. Ces deux réflexes ne sont pas forcément payants ! Le premier peut impacter la productivité des équipes, le second se traduit non seulement par un confort d'utilisation souvent inférieur et surtout la nécessité de renouveler plus régulièrement les équipements, ce qui, in fine s'avère parfaitement contre-productif sur le plan budgétaire ! Il existe d'autres leviers à la fois plus efficaces et plus astucieux.

Faire jouer la concurrence... intelligemment

Lorsque vous souhaitez vous engager sur la voie de l'optimisation de votre budget d'équipement, vous devez accepter de vous inscrire dans une échelle de temps un peu plus longue. D'une part, en vous donnant du temps, vous pouvez tenter de faire jouer la concurrence en sollicitant pour une même commande, plusieurs prestataires. D'autre part, la consolidation de plusieurs catégories de produits sur un seul et même fournisseur peut également générer des économies substantielles. Le choix d'un fournisseur unique réduit la diversité des opérations administratives liées au référencement et à la gestion de ceux-ci. Attention toutefois à ne pas vous contenter de comparer la dernière ligne de la proposition des fournisseurs. Le prix n'est pas tout ! Les services associés, les garanties, la pérennité des gammes, la présence d'une assistance téléphonique, etc... sont autant de variables à prendre en considération. Un budget adapté, c'est un rapport qualité-prix optimal et pas seulement le prix le plus bas !

Réduire les coûts d'achat indirects

L'achat d'équipements au coup par coup, dans l'urgence et en quantité limitée ne peut en aucun cas être considéré comme une pratique optimale. L'impact du coût de traitement des commandes sur le prix de chaque produit commandé est plus élevé. Pour réduire vos coûts, anticipez au maximum et rationalisez les achats. Si vous ne disposez pas d'outil informatique spécifique pour centraliser vos commandes de fournitures ou d'équipements, un simple tableau partagé via Google Drive, vous permettra de collecter les besoins de tous les collaborateurs en un document, afin de réaliser une commande unique mais volumique dont les frais d'expédition seront optimisés. Dématérialisez vos échanges avec votre fournisseur pour des solutions zéro papier (commande, bld, facture), une optimisation des process des solutions de réapprovisionnement automatiques.

Mutualiser, externaliser

Si vos effectifs sont réduits, il sera difficile, à vous seul, d'effectuer des commandes importantes et de réaliser des économies d'échelle. Mais, l'union fait la force ! Pourquoi ne pas vous rapprocher des entreprises environnantes, d'une taille comparable à la vôtre afin de passer des commandes groupées ? Par ailleurs, de nombreux groupements d'achats, spécialisés par activité, proposent des prix pré-négociés.

Enfin, confier la gestion du portefeuille de la famille de produits environnement de travail à un même prestataire disposant de capacités de conseil, de sourcing et logistique vous affranchira d'une gestion complexe et onéreuse.

Offrir à vos équipes le meilleur du mobilier et de la fourniture de bureau au meilleur prix, ce n'est souvent qu'une question de méthode !

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