L’harmonie est souvent définie comme la combinaison de notes de musique simultanées servant à produire des accords dont l’effet est agréable. Cette harmonie est-elle possible entre Service Achats et Service Comptable ?

L’harmonie est souvent définie comme la combinaison de notes de musique simultanées servant à produire des accords dont l’effet est agréable. Lorsque la musique est jouée en harmonie, dans un orchestre par exemple, plusieurs mélodies sont produites, offrant une incroyable distribution des sons, et ces sons collectifs émis par plusieurs instruments ne peuvent être reproduits de façon individuelle. Cette harmonie est-elle possible entre Service Achats et Service Comptable ? Dans notre précédent article nous avions abordé la question de la collaboration entre ces deux services et la façon dont cela pouvait améliorer leur productivité.

Créer une mélodie équilibrée en synchronisant le Service Achats et Service Comptable.

Il en va de même dans une organisation. Lorsque les individus ou les services travaillent à l’unisson, un objectif commun peut être atteint produisant le même effet que l’harmonie musicale: l’efficacité et la conformité. Concernant le service achats, l’efficacité porte sur le processus de demande d’achats jusqu’à la réception. Concernant le service comptable, l’efficience s’applique aux processus de paiement et de facturation. Mais pour ce qui est des achats et de la comptabilité ensemble, leur capacité à créer une harmonie a souvent été entravée par leur incapacité à collaborer. Il y a plusieurs raisons à cela :

1. Les deux groupes sont motivés par des volontés différentes : Les achats souhaitent identifier les économies; la comptabilité souhaite s’assurer de l’exactitude des paiements.
2. Les deux groupes dépendent souvent de hiérarchies différentes : Le service achats rend des comptes au directeur achats, tandis que le service comptable est sous la responsabilité du directeur financier.
3. Les deux groupes poursuivent des objectifs différents : Les achats souhaitent s’assurer que les utilisateurs finaux font leurs achats auprès de fournisseurs et dans des catalogues préalablement approuvés ; la comptabilité veut s’assurer que le fournisseur à payer est facilement identifiable en fonction des achats effectués et livrés.

Manque de collaboration et de visibilité : on connaît la chanson

Bien qu’il s’agisse d’une approche simpliste de cette relation, le niveau de collaboration qui devrait exister entre les achats et la comptabilité est souvent sous-estimé. Le niveau trop faible de concordance est généralement dû au manque de processus établis de manière appropriée entre les deux services.

Les logiciels Procure-to-Pay (P2P) du marché cherchent à lever ce clivage en favorisant l’automatisation des processus de la demande d’achats au paiement.

D’un côté, l’objectif du service achats consiste à centraliser et automatiser les achats en utilisant les workflows appropriés pour pouvoir mieux contrôler les dépenses.

De l’autre côté, l’objectif du service comptable consiste à automatiser le processus de facturation afin de rapprocher plus facilement et plus efficacement les factures avec les commandes et les bons de livraison, et d’envoyer un « accord de paiement » à l’ERP.

Bien que les logiciels P2P existent depuis plus d’une décennie, lorsqu’une entreprise cherche à en justifier le coût, la réponse est souvent qu’il permet d’accroître l’efficacité des services achats et comptable et surtout qu’il permet de réduire les coûts. Pourtant, de nombreuses organisations n’ont pas tout à fait obtenu les bénéfices plus qualitatifs attendus en termes de collaboration et de visibilité lors du déploiement initial d’un P2P.

L’un des arguments susceptible d’être avancé est que, jusqu’à présent, la technologie n’a pas vraiment su encourager la collaboration. La connaissance et la visibilité sont bien souvent limitées à la sphère d’influence dont les services achats et services comptables font traditionnellement partie.

Données et processus centralisés et partagés : vers un refrain tous en cœur !

Aujourd’hui avec l’avènement des plateformes Cloud telles que Determineintégrant les différents maillons du Procure-to-Pay, la collaboration est facilitée et la visibilité globale accrue. Les données et processus centralisés au cœur de la plateforme sont partagés entre les différents modules (procurement, traitement facture, etc.).

Ce modèle de données et de processus communs permet désormais aux achats d’identifier facilement le lien entre les contrats et les catalogues utilisés sur le terrain. De mêmes, les services comptables peuvent maintenant facilement identifier les documents d’achats existants (demandes d’achats, bons de commande et contrats), qui sont liés aux factures afin de rapprocher les paiements.
Les éléments intermédiaires, tels que les informations fournisseurs ou toute autre information financière pertinente, sont disponibles pour les deux services et peuvent être exploités comme un moyen de mieux comprendre leurs fonctions respectives.

Plus concrètement, les fonctionnalités de la Plateforme Determine au service de la collaboration achats-comptabilité

Avec une plateforme telle que Determine comme outil de travail, l’harmonie est plus facile à créer car non seulement elle offre un meilleur aperçu des domaines respectifs des achats et de la comptabilité, mais elle permet aussi de promouvoir la collaboration entre les deux services. Ceux-ci sont mieux en mesure:

D’identifier les situations critiques entre le moment où l’achat est effectué et le moment où le paiement est réalisé en évitant les conflits et pertes de temps entre les achats et la comptabilité

Avoir l’ensemble du processus P2P sur une même plateforme permet au service comptable de trouver facilement et rapidement toutes les informations nécessaires

Avoir toutes les données comptables (provisions, factures) générées par le système, disponibles pour consultation et interfacées avec l’ERP permet au service comptable de gagner beaucoup de temps

Pouvoir créer des règles de réconciliation automatiques permet au service comptable de pousser automatiquement des factures aux équipes achats lorsque la réconciliation n’est pas possible. Cela lui évite de prendre en charge des problèmes qui sont du ressort des achats.

Pouvoir générer des factures sans commandes et des factures d’abonnement sans demander aux équipes achats de faire des commandes de régularisation offre un gain de temps aux équipes comptables.

De collaborer et de communiquer entre services :

 En cas de manque d’information, le service comptable peut envoyer automatiquement la facture au service achats dans le système pour demander des informations complémentaires. Informations, qui une fois fournies, sont ensuite renvoyées au service comptable.

Le service comptable a la possibilité de communiquer directement auprès des donneurs d’ordre et du service achats en publiant des informations sur la page d’accueil de la Plateforme Determine (ex : nouvelles règles de conformité, nouveaux processus etc.)

La collaboration entre service Achats et Comptabilité vous intéresse ? Découvrez notre article « Une alliance prospère entre les achats et la comptabilité »

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