FIABLE ET FIDÈLE... ET VOUS, OÙ EN ÊTES-VOUS ?

Copie fiable, copie fidèle..., quel que soit le nom qui lui est donné, la version numérique d'un document peut désormais se substituer à un original papier, à condition que l'intégrité de celle-ci soit garantie dès sa dématérialisation et tout au long de sa conservation.

Explications de Christophe Laurent, Chef de produits Solutions de Konica Minolta Business Solutions France.

QU'EST-CE QUE LA COPIE NUMÉRIQUE FIABLE ?

La notion de fiabilité de la copie numérique a été précisée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent désormais numériser leurs documents et ainsi s'affranchir de la conservation des originaux papiers. Elles peuvent libérer des armoires, voire des salles entières d'archives, et surtout éviter aux collaborateurs les innombrables pertes de temps liées au classement physique et à la recherche manuelle des archives.

En s'affranchissant du papier, la sécuri­sation et la confidentialité de l'informa­tion sont aussi améliorées. Les entre­prises éliminent les risques de pertes de documents liés aux catastrophes naturelles ou aux incendies dont elles pourraient être victimes, mais aussi les fuites d'information émanant de per­sonnes malveillantes.

COMMENT RENDRE LA COPIE NUMÉRIQUE FIABLE ?

Afin de donner une vocation probatoire à une copie numérique, il convient de respecter les points fondamentaux suivants :

- Définir le contexte de numérisation et notamment la date de création de la copie, l'identité de la personne en charge de nu­mériser, l'identification du document, les réglages du matériel et les tests associés.

- Garantir l'intégrité de la copie at­testée par une empreinte électronique en s'appuyant sur des moyens cryptogra­phiques reconnus.

- Conserver la copie (et son empreinte) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (dans un coffre-fort électronique par exemple).

- Tracer toutes les opérations notam­ment en produisant un journal des évène­ments de la chaine de numérisation.

- Documenter le processus global de numérisation et de conservation des traces.

- Mettre en oeuvre des mesures de sé­curité appropriées en conduisant une ana­lyse des risques, en implémentant des opé­rations de sauvegarde, en mettant en oeuvre des contrôles d'accès physiques et logiciels, en employant des outils de chiffrement des documents et des données...

De plus, si des moyens d'horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS sont utilisés, il y aura présomption d'intégrité des copies numériques. Cela si­gnifiant qu'il faudra démontrer la preuve de cette non-intégrité pour s'opposer à une co­pie fiable.

QUEL ACCOMPAGNEMENT PROPOSE KONICA MINOLTA ?

Konica Minolta propose une solution packa­gée unique sur le marché, garantissant l'in­tégrité des documents numériques, dès leur dématérialisation jusqu'à leur conservation. Labellisés " Copie Numérique Fiable Ready " , les équipements Konica Minolta sont en effet les 1 ers systèmes multifonc­tions à vocation probatoire à être com­mercialisés sur le marché.

Parmi leurs nouvelles attributions, ces sys­tèmes d'impression assurent en effet une authentification forte par calcul d'empreinte des documents dès leur numérisation, une transmission cryptée et sécurisée ainsi que leur stockage dans un espace sécurisé de conservation, lui-même certifié NF au sein d'un datacenter ISO 27001 situé sur le ter­ritoire national.

L'étendue des applications s'ouvre ainsi considérablement : factures fournisseurs, documents administratifs, pièces comp­tables, ou tous types de justificatifs et élé­ments de preuve... peuvent être archivés dans leur seule version électronique et conserver leur force probatoire en cas de besoin. Nous fournissons également une convention de numérisation permettant au chef d'entreprise de documenter son proces­sus global de dématérialisation des docu­ ments papier (et de se conformer à la norme AFNOR NF Z42-026).

Au travers de cette offre unique sur le marché, Konica Minolta permet aux en­treprises de se mettre dès maintenant en conformité avec ce nouveau cadre légal et ces nouveaux usages ou sim­plement de s'y préparer...

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