[Digitalisation] Une gestion des paiements tournée vers l'avenir

Préservation de la trésorerie, accélération des traitements, réduction des délais de paiements, gain de sécurité... Les bonnes raisons de mettre en place une centralisation des moyens de paiement concernent de multiples domaines.

Printemps 2020. En quelques semaines, la quasi-totalité des secteurs d'activité souffre d'une paralysie de leur chaîne d'approvisionnement. En cause notamment, le PIB chinois à l'arrêt à hauteur de 80 % de sa valeur en raison du confinement. " Dans un tel cas de figure, se tourner en un temps record vers un autre fournisseur, avec généralement de nouveaux moyens de paiements, de nouvelles conditions, s'avère délicat. L'agilité d'un système digitalisé où les paiements sont centralisés forme alors un atout précieux. Le contexte de télétravail, depuis un an, plaide également en faveur d'une telle configuration intégrée, en termes de souplesse, de garanties et de gains de temps ", explique Arnaud Bernet, directeur commercial chez American Express France.

Au-delà du contexte sanitaire inédit et de ses contraintes, les innovations technologiques des dernières années apportent à la gestion des paiements une meilleure lisibilité, une efficacité accrue des processus financiers, adaptés à une évolution où la mobilité professionnelle est toujours plus marquée.

A la recherche d'une visibilité globale

Si les achats stratégiques sont relativement bien maîtrisés de bout en bout, de nombreux achats indirects pâtissent d'un manque de remontées de données. " On constate une connaissance très faible portant sur d'importantes catégories de fournisseurs, tels que les fournitures de bureau, les dépenses relatives aux médias et réseaux sociaux, le travail temporaire, ou encore les équipements informatiques ", souligne Arnaud Bernet.

American Express propose une solution qui s'intègre facilement aux outils de l'entreprise, qui permet de régler rapidement ces fournisseurs en garantissant des remontées d'informations détaillées des typologies de dépenses, tout en protégeant la trésorerie. " Nos différentes solutions (cartes d'achats, cartes virtuelles, comptes logés...) s'adressent aux ETI et grandes entreprises. Nous prenons en charge le règlement du fournisseur sous 48 heures, et le prélèvement du client n'intervient que jusqu'à 58 jours plus tard. Une formule gagnant-gagnant plus que jamais d'actualité, à l'heure où les délais de paiement restent un problème majeur ", indique Arnaud Bernet.

Des flux optimisés

L'enjeu est aussi de gagner en efficacité des processus, de mettre à profit l'automatisation de certaines tâches. Des possibilités qui suscitent de plus en plus d'intérêt. L'étude annuelle de 2020 du cabinet PwC sur les priorités des directions financières révèle que 78 % d'entre elles envisagent d'investir dans la digitalisation de la fonction finance. " En étant connecté à l'ERP de l'entreprise par le biais d'un moyen de paiement centralisé, les opérations de paiements ne sont plus morcelées. En achetant un ordinateur portable à titre personnel avec une note de frais, plusieurs problèmes se posent : on n'achète pas au meilleur prix, puisque l'achat se fait en dehors d'un accord commercial global très avantageux. Il faut ensuite assurer la remontée d'information en vue du remboursement, sans oublier la gestion et le traitement de la note de frais. Tous ces freins à un fonctionnement optimal disparaissent par la centralisation des paiements ", illustre Arnaud Bernet. Dans un livre blanc réalisé en 2019, l'agence de voyage d'affaires BCD Travel confie que les entreprises consacrent en moyenne 40 heures par mois à rapprocher les notes de frais de déplacements des paiements. L'économie sur ce plan est donc substantielle.

Contrôles renforcés

A l'inverse de certains concurrents, American Express se distingue par " un modèle unique sur le marché qui lui confère une place au coeur de la relation, entre ses clients, les commerçants de son réseau et ses partenaires, ce qui renforce la sécurité des opérations ", résume Arnaud Bernet. En septembre 2020, le magazine américain Forbes publiait par ailleurs les conclusions d'une étude indiquant un taux de fraude à la carte bancaire réduit de 50 % chez American Express, grâce au recours au potentiel de l'intelligence artificielle.

Ce modèle fermé s'accompagne d'un outil innovant proposant des factures détaillées bien plus riches en informations que la facturette classique connue pour les paiements par carte. On y trouve notamment le nombre d'articles, le code article, les remises éventuelles, le montant de la TVA... Le client dispose de l'intégralité des flux de façon digitalisée, car l'intégration des données se fait au moment du paiement. Autre possibilité offerte permettant d'allier sécurité et maîtrise de l'information : la carte virtuelle, par laquelle on génère des numéros de cartes selon les besoins, par exemple pour payer un fournisseur dans le cadre d'un événement, pour une ou plusieurs prestations. Ce numéro peut être à usage unique si on le souhaite.

L'entreprise devient ainsi complétement autonome dans la gestion et le paramétrage de son programme moyen de paiements. Une fonctionnalité valorisée à l'heure du travail à distance et des centralisations des activités transverses.

Le triple avantage d'une modernisation des paiements

Propices aux activités à distance, les moyens de paiement centralisés apportent 3 atouts essentiels :

1/ Une visibilité complète sur toutes les catégories de dépenses

2/ Des processus intégrés, automatisés, synonymes de gains d'efficacité

3/ Une sécurisation accrue et un contrôle des dépenses simplifié

Un levier d'efficacité pour les achats de prestations de travail temporaire

Simplifier les processus, optimiser la trésorerie. Tels sont les premiers atouts de l'intégration des systèmes de paiements automatisés proposée par American Express. Un gain d'agilité qui profite notamment aux achats de prestations de travail temporaire, " l'un des domaines où la visibilité sur les dépenses est plus faible ", comme le confie Arnaud Bernet. Mais concrètement, comment ce fonctionnement innovant apporte-t-il des bénéfices à l'entreprise cliente ?

Celle-ci règle sa transaction par le biais d'une carte, virtuelle ou d'un compte logé. Le fournisseur a la garantie d'un paiement dans les 4 jours suivants la facturation de la prestation dans le respect de la LME. Le client est débité des différentes transactions à la fin de chaque période, en une seule fois. Ce prélèvement intervient avec délai pouvant aller jusqu'à 58 jours. La trésorerie est ainsi préservée et le suivi des dépenses simplifié. Les outils mis à disposition par American Express fournissent des données détaillées correspondant à chaque transaction (taux appliqué, typologie de la mission de travail, durée...), ainsi que tous les reportings utiles. A noter que les dépenses réalisées s'intègrent automatiquement aux ERP et s'exportent facilement en vue des intégrations comptables. Il en ressort une grande facilité pour l'exécution des paiements, et d'importants gains de flexibilité lorsqu'il s'agit d'appliquer les taux horaires, en fonction des cas, pour les Entreprises de Travail Temporaire.