DossierFaut-il oser le groupement d'achats?
5 - Quels modes de gouvernance dans le groupement d'achats?
Les groupements sont l'occasion de modes de gouvernance innovants. Cependant, chaque établissement conserve la gestion de ses commandes et de ses facturations.
UniHA, fédération de groupements de commandes, gère, au total, 150 marchés. La décision achats est donc portée par les coordonnateurs de filières au nom de 58 hôpitaux. Mandat est donné à chaque pilote par l'assemblée générale pour la durée du contrat.
Bonification de fin d'année
"Chaque établissement membre reste libre de rejoindre ou pas une opération, pour laquelle nous avons des obligations de performance", explique Bruno Carrière, directeur général d'UniHA.
De son côté, le Gicaf négocie avec chaque fournisseur une grille de remise (jusqu'à 10%), un volume de chiffre d'affaires déclenchant une bonification de fin d'année (BFA) et des conditions de paiement. "Chaque adhérent perçoit sa BFA en fonction du montant dépensé, mais reste libre de son choix", souligne Bertrand Meynet.
Les acheteurs restent impliqués
"Nous ne pouvons pas conduire des achats sans que les utilisateurs soient associés au projet. C'est pourquoi nous avons opté pour une organisation décentralisée, avec 15 pilotes répartis dans les CHU chargés des 15 grandes familles d'achats", poursuit Bruno Carrière. Étude de marché, appel d'offres, mise en concurrence, évaluation, choix et signatures des contrats... Les pilotes gèrent leur famille d'achats pour les établissements ayant adhéré, mais n'exécutent pas les contrats. Chaque établissement conserve, en effet, la gestion de ses commandes et de ses facturations. Les acheteurs restent donc clairement impliqués, mais redéfinir leur mission constitue un préalable incontournable pour qui veut rejoindre ou créer un groupement.
"Notre organisation s'appuie sur la mutualisation et la valorisation des moyens et des compétences issues des trois départements, sans coût de gestion supplémentaire et sans recrutement", avance Jean-Charles Manrique pour Approlys (CG du Loiret).
Toutes les équipes achats des collectivités membres sont donc mobilisées. Elles travaillent sous la houlette d'un comité de pilotage composé du directeur d'Approlys et de son staff technique. Les acheteurs des trois départements prennent en charge, à tour de rôle, les quatre marchés (plateforme de dématérialisation des marchés publics, fluides, matières premières de type granulats, sels de déneigement et fournitures). Car les acheteurs ne doivent pas se sentir privés de leur mission. Bruno Carrière estime qu'il s'agit d'une question de génération: "Les plus anciens sont peu enclins à céder une parcelle de leurs prérogatives, d'autant qu'ils ont construit la politique achats de leur établissement."
