La nouvelle plateforme interministérielle des achats sera opérationnelle le 4 novembre

Pendant 18 mois, la préparation de cette place de marché interministérielle (PMI) a associé l'ensemble des ministères. Elle offrira davantage de services et un module d'enchères inversées.

Pour deux millions d’euros, la plateforme électronique de marchés des ministères s’offre un sérieux lifting. La seconde version de la place de marché interministérielle (PMI) sera opérationnelle le 4 novembre. Elle est le fruit de près de 45 réunions de travail interministérielles en 4 mois, qui ont permis de détailler les spécifications fonctionnelles avec le prestataire. Développée sur logiciel libre par la société Atexo, elle se substituera à la première plateforme du genre, celle d’Achatpublic, qui datait de janvier 2005. La PMI va plus loin dans le processus de dématérialisation, puisqu’elle permettra la notification électronique.

Si son adresse web ne changera pas (www.marches-publics.gouv.fr), son périmètre, lui, évolue. Elle intègrera en effet les marchés du ministère de la Défense, le plus gros acheteur de l’État. Lequel utilise actuellement deux portails dissociés (www.achats.defense.gouv.fr ; www.ixarm.com). La convergence totale est prévue pour 2009, date d’échéance des contrats de la Défense avec ses prestataires. À cette date, la totalité des 20 000 marchés annuels des ministères figureront donc sur la PMI.

Coffre-fort électronique
Au premier rang des nouveautés, cette PMI apportera une ergonomie renforcée pour les utilisateurs. « Sur ce point, nous avons également recueilli les avis et observations d’une dizaine d’entreprises », indique Gérard Roulland (ministère de l’Économie de l’industrie et de l’emploi), responsable du projet PMI. L’objectif est notamment d’inciter les candidats aux marchés publics à formuler leurs offres par voie électronique. Et de s’inscrire ainsi dans la perspective du 1er janvier 2010, date à laquelle l’administration pourra exiger des réponses dématérialisées. Seulement 2% des entreprises répondent par voie électronique aujourd’hui, selon plusieurs études.

Le nouvel outil facilitera par exemple la saisie en ligne des coordonnées. « Il suffira d’inscrire le numéro SIRET ou SIREN et les coordonnées apparaîtront automatiquement », explique Gérard Roulland. En parallèle, un espace privatif de stockage de données sera disponible. « Un coffre-fort électronique sera à la disposition des entreprises, poursuit le chef de projet. Cela permettra par exemple de conserver de manière sécurisée les documents nécessaires pour chaque marché public, comme par exemple les DC4 ou DC5, plaquettes commerciales. »

Seconde innovation majeure de la PMI : elle propose un module d’enchères inversées. Cette pratique, encore confidentielle dans l’administration, est appelée à se développer sur certaines familles d’achat comme l’informatique. Car cette place de marché s’inscrit dans un contexte de rationalisation des achats de l’État, qui passe notamment par la mutualisation de marchés entre les ministères et la création d’une agence des achats de l’État (lire notre brève sur le sujet).

En attendant le lancement officiel de la plate-forme, les équipes ministérielles travaillent à la migration des données entre l’ancienne plateforme et la PMI, afin d’assurer la continuité de service. « La reprise des données existantes était l’un des points-clé pour choisir le prestataire », indique Gérard Roulland. La formation des futurs utilisateurs est en cours. Des plates-formes « école » (pour les acheteurs) et « d’entraînement » (pour les entreprises) sont prévues et viennent compléter des modules d’auto-formation, en ligne, pour les acheteurs et les opérateurs économiques. En parallèle, un administrateur est désigné dans chaque ministère. Il assurera la gestion des certificats nécessaires pour l’identification de chaque « entité d’achat », la création de « comptes utilisateurs » et l’attribution des différentes habilitations (président de commission d’appel d’offres, acheteur, officier de retraits et de dépôts…).

Au final, cette PMI s’affiche comme un dossier exemplaire pour l’État. Le dossier a été mené tambour battant (18 mois) et les ministères sont parvenus à un consensus qui n’apparaissait pas évident au départ. En acceptant la convergence, la Défense laisse de côté ses deux plates-formes qui étaient jusque là des modèles en terme de fonctionnalités, et dont les résultats étaient tangibles (100% des marchés formalisés en ligne depuis 2004, gains annuels de 18 millions d’euros par an depuis trois ans, pour un investissement de 9,4 millions sur la période 2000 – 2008). « L’enjeu pour la Défense était une économie de moyens sans régression des fonctionnalités. Pour tous les autres ministères, cette PMI représente un progrès », résume Gérard Roulland. D’autres chantiers se profilent déjà pour les achats de l’État. En amont, la réflexion sur la mise en place d’un système d’information achats est ouverte. En aval, les équipes travaillent sur l’archivage des données.